Das Reisekosten-ABC: Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen optimal nutzen

Wie mache ich meine Fahrtkosten richtig geltend?

Fahrtenkosten für Auswärtstätigkeiten können wie folgt steuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber als Aufwandsersatz erstattet werden oder alternativ als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden:

• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis können in der tatsächlichen Höhe der tatsächlichen Kosten (-> alle Belege hierzu sammeln)

• Für Fahrten mit dem privaten PKW für jeden gefahrenen Kilometer 0,30 €/Km oder bei Nachweis der höheren IST-Kosten auch den IST-Kostenkilometersatz Ihres PKW (-> nutzen Sie bequem unsere ksst-Reisekostenvorlage)

Für Reisenebenkosten akzeptieren die Finanzämter häufig eine maßvolle Pauschale (z.B. für Parkgebühren, Telekommunikation, Maut, Porto).

Bei Bewirtungen sind die „kleinlichen“ Formvorschriften zu beachten, d.h. Sie brauchen einen ordnungsgemäß ausgefüllten Bewirtungsbeleg.

Wie hoch sind die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen können Sie einfach als Pauschbetrag geltend machen:

• Bei Abwesenheit > 8h: 12€

• Bei Abwesenheit = 24h: 24 €

An- und Abreisetage können mit also mit 12€ und alle dazwischenliegende Tage einer Dienstreise mit 24€ geltend gemacht werden. Bei längeren Auswärtstätigkeiten als 3 Monaten am Stück geht die Möglichkeit des Abzuges der Verpflegungsmehraufwendungen leider verloren.

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann Ihnen diese Pauschbeträge steuer- und sozialversicherungsfrei bezahlen, dann scheidet jedoch ein weiterer Ansatz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung aus.

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschbeträge.

Bezahlt Ihr Arbeitgeber Ihnen Mahlzeit bei einer Auswärtstätigkeit (z.B. Übernahme der Frühstückskosten im Hotel), so wird der vom Arbeitgeber ausgezahlte Pauschbetrag oder alternativ der Werbungskostenabzug um den amtlichen Sachbezugswert pauschal gekürzt. Die Kürzung gilt nur für richtige Frühstücks, Mittags- oder Abendessen, nicht für Kekse und Kuchen in den Pausen und als Tischbeilagen.