Kassenbuchführung – Wie führe ich meine Kasse richtig?

Vorsicht ist geboten: Ab 2018 wird der sog. Kassenprüfer seinen Dienst beim Finanz­amt aufnehmen. Der Kassen­prüfer wird alle formellen Voraus­setzungen Ihrer Kassenbuchführung als auch die Kassen­sturz­fähigkeit im Rahmen von nicht vor­angekündigten Spontan­besuchen prüfen. Bei Fehlern kann es schnell sehr teuer werden. Seien Sie also gut vorbereitet!

Nachstehend ein Video-Interview zum Thema Kassen­nachschau von Herrn WP STB Timo Weltz, welches Herr WP STB Timo Weltz für einen Gastronomie beratenden Kunden gegeben hat. Dieses Video gilt grundsätzlich auch für alle bargeld­intensiven Betriebe außerhalb der Gastronomie- und Hotel­branche:

Die immer größer werdenden Anforderungen, die die Finanzbehörden an die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen stellen, sind sehr streng und führen häufig zu bösen Überraschungen.

Im Allgemeinen sind bei schwerwiegenden Mängeln in den Kassenaufzeichnungen Hinzuschätzungen von bis zu 10% der Betriebseinnahmen gerechtfertigt, ohne dass es einer weitergehenden Begründung bedarf. (Rest entfällt)

Dieser Artikel unterscheidet einerseits elektronische Kassen (Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme) und andererseits handschriftlich geführte Kassen (z.B. Schubladenkassen), die auch nach neuester Gesetzesänderung noch weiter zulässig sind.

Vorsicht ist geboten: Ab 2018 wird der sog. Kassenprüfer seinen Dienst beim Finanzamt aufnehmen. Der Kassenprüfer wird alle formellen Voraussetzungen Ihrer Kassenbuchführung als auch die Kassensturzfähigkeit im Rahmen von nicht vorangekündigten Spontanbesuchen prüfen. Bei Fehlern kann es schnell sehr teuer werden. Seien Sie also gut vorbereitet!

Wer ist betroffen bzw. kassen­buch­führungs­pflichtig? ...

Zu allererst ist zu unterscheiden, ob für Sie eine Buch­führungs­pflicht besteht oder nicht. Sofern Sie buch­führ­ungs­pflichtig sind, haben Sie die strengen Kassen­buch­führungs­anforderungen zu erfüllen. Aber auch viele nicht bilanz­ierungs­pflichtige Gewerbe­betriebe sind betroffen:

*ein (eingetragener) Kauf­mann ist von der Buch­führungs­pflicht grundsätzlich befreit, wenn er an den Ab­schluss­stichtagen von zwei auf­einander­folgenden Geschäfts­jahren nicht mehr als 600.000 € Umsatz­erlöse und 60.000 € Jahres­überschuss aufweisen kann.

Auch wenn Sie weder aufgrund von Rechts­form, Größe, noch frei­willig bi­lanzierungs­pflichtig sind (Sie erstellen also nur eine sog. Einnahmen­überschuss­rechnung), können Sie trotzdem kassen­buch­führungs­pflichtig sein, wenn Sie mehr als 50% Ihrer Einnahmen in bar ver­ein­nahmen (sogenannte bargeld­intensive Betriebe).

Der Gesetz­geber hat kürzlich den sog. Kassen­prüfer des Finanz­amtes geschaffen, der ohne vorherige Ankündigungen bargeld­intensive Betriebe zukünftig prüfen wird.

Als bargeld­intensive Betriebe gelten regelmäßig:

  • Bäcker, Metzger, Lebens­mittel­einzel­handel (auch Wiege­protokolle müssen aufgehoben werden)
  • Taxi (beachten Sie ergänzend weiter­gehende Auf­bewahrungs­pflichten hinsichtlich der Daten der Taxameter)
  • Gastr­onomie (Wussten Sie, dass Sie als Gast­wirt ein Duplikat der Bewirtungs­belege aufzubewahren haben?)
  • Kiosk
  • Tank­stelle
  • Markt­stände und -betriebe
  • Spiel­hallen, Wett­büros (Beachten Sie auch hier, dass der "Saldo 2" nicht alleine ausreicht, da in Deutschland Einzel­aufzeichnungs­pflicht besteht.)
  • Totto-Lotto
  • Friseure
  • Kosmetik­studio
  • Juweliere
  • Apotheken (gerade hier ergeben sich aus dem angeschlossenen Material­wirtschafts­system schnelle Über­prüfungs­möglichkeiten des Ist- und Soll-Bestandes durch das Finanzamt)

Auch Betriebe, die nicht kassen­buch­führungs­pflichtig sind, müssen ihre Bar­geschäfte (auch Wort entfernen, doppelt) dokumentieren. Hier reichen jedoch einfache Kassen­aufzeichnungen in nachvollzieh­barer Weise aus.

Was müssen Sie also alles beachten, um sich vor der rigiden Praxis der Finanz­behörden zu schützen?

Welche Kassen­systeme sind zulässig und welche Kasse passt zu mir? ...

Zulässig sind unverändert

1a) elektrische Registrier­kassen,
1b) computergestützte Kassen­systeme als auch
2) handschriftliche Kassen­auf­zeichnung (auch „offene Kasse“, „Schub­laden­kasse“ oder „Laden­kasse“ genannt).

Viele Unternehmer fragen sich, welches (die Wort entfernen,doppelt) für sie die richtige Kasse ist. Eine generelle Antwort auf diese Frage gibt es nicht, es kommt immer darauf an.

Binden Sie uns als Steuer­berater bitte vor An­schaffung einer neuen, teuren Kasse ein, damit Sie nicht, wie viele Unter­nehmer, mangels Über­blick die unpassende Kasse anschaffen. Der Kassen­aufsteller will meistens insoweit nur verkaufen und denkt nicht für Sie mit. Es sollte immer vorab ein Abstimm­gespräch zwischen Steuer­berater und Kassenaufsteller geben.

Je nach Kassen­art unterscheiden sich die Auf­bewahrungs- und Dokumentations­pflichten.  

Doku­mentations­grundsätze und Auf­bewahrungs­pflichten von Registrier­kassen und computer­gestützten Kassen­systemen ...

1. Was muss ich alles doku­mentieren?

Die Ver­antwortung zur ordnungs­gemäßen Doku­mentation und Archivierung (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!) liegt alleine bei Ihnen als Unternehmer und nicht bei Ihrem Steuer­berater.

Folgende Unterlagen müssen Sie aufbewahren:

  1. den Tages­end­summenbon (Z-Bon),
  2. den Tages­abschluss (Zähl­berichte)
  3. das Kasse­nbuch,
  4. die Einzel­quittungen (alle Kassen­bons physisch oder elektronisch),
  5. die Bedienungs­anleitung der Kasse
  6. die Programmier­anleitung/Programmier­bericht (Programmieränderungen) der Kasse
  7. alle Protokolle über System­änderungen, Updates, Stamm­daten­änderung,
  8. alle übrigen Aus­wertungen, die das Kassensystem zur Verfügung stellt (z.B. Wiege­protokolle, Waren­wirtschafts­bericht, Kellner­bericht, Stunden­bericht)
  9. Ver­fahrens­dokumentation (z.B. Beschreibung der im Einsatz befindlichen Kassen mit Standort, Zeiten oder Vorgehens­weise bei der Beleg­ablage)
  10. Zertifikat vom Kassen­hersteller hinsichtlich der Mani­pulations­sicherheit (bei Neukassen, zukünftig Pflicht)
  11. alle Stor­nierungen nebst Hinter­grund­informationen (ggf. hand­schrift­licher Vermerk auf Z-Bon zum Hinter­grund der Stornierung)
  12. Doku­mentation Kassen­fehl­bedienungen
  13. Hinter­grund­informationen zu Kassen­fehl­beständen (eine Kasse ohne Fehl­bestände erscheint un­glaub­würdig)
  14. Trink­gelder des Unter­nehmers (Trinkgelder der An­gestellten sind keine Be­triebs­einnahme und damit nicht in der Kasse zu erfassen)

Ebenfalls sollten Sie freiwillig Ihre Preis­listen, Rabatt- und Sonder­aktionen sowie Speise­karten aufbewahren.

Gleiches gilt auch für Reser­vierungs- und Termin­kalender (z.B. bei Gastronomen und Friseur­betrieben) sowie Weg­wurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufsfähiger Waren und Lebensmittel.

Auch ausgestellte Bewirtungs­belege sind aufzubewahren.

Empfehlenswert aufzuheben sind auch die Schicht­pläne, um bei Be­anstandungen Rück­schlüsse über die tatsächlichen Ver­hältnisse ableiten zu können.

Zu 1) Mindest­inhalte eines Z-Bons

Folgende Dinge müssen auf Ihrem Z-Bon stehen:

a. Betriebs­name, Ort
b. Datum und Uhrzeit (Achtung: Umstellung auf Sommer- und Winter­zeit. Wenn nicht automatisch, aus­einander­fallende Öffnungs­zeiten mit Z-Bon-Zeiten vermeiden)
c. Laufende Nummer (auch Null-Z-Bons sind wegen Nummern­kreis aufzuheben!)
d. Umsätze auf­gegliedert nach 7% und 19% (nur obsolet, wenn Unter­nehmen aus­schließlich nur 19% Umsätze hat)
e. Stornos mit Uhrzeiten (wenn keine Stor­nierungen vorhanden sind, ist die Kasse eher unglaubwürdig)
f. Gewährte Rabatte, unentgeltliche Waren­abgaben
g. Aus­gegebene Gut­scheine
h. Auf­teilung nach Zahlungs­wegen (BAR und EC-Cash, Kreditkarte etc.)
i. Trainings­keller
j. Frei­willig: ggf. grand totale mit auswerfen
k. Frei­willig: Datum/Uhrzeit des letzten Ausdrucks des vorherigen Z-Bons

Im Falle des fehlenden Ausdrucks eines Null­summen-Z-Bon, ist es wichtig, das Zustande­kommen der Tages­summe durch Kassen­zettel nachweisen zu können und die Ursache zu vermerken (z.B. Stromausfall).

Die Auf­bewahrung der Tages­endsummen­bons alleine reicht jedoch nicht aus, da eine Einzel­aufzeichnungs­pflicht besteht, siehe unter Zu 4).

Zu 2) Zähl­protokoll

Das Kassen­zähl­protokoll ist eines der wichtigsten und meist ver­nachlässigten Elemente für eine ordnungs­gemäße Kassen­buch­führung.

Der Kassen­bestand ist täglich zu zählen und durch ein Zähl­protokoll zu dokumentieren. Eine rein rechnerische Kassen­bestands­ermittlung ohne tatsächliche Geld­zählung ist nicht zulässig.

Als Steuer­berater empfehlen wir Ihnen, dass Sie als Unternehmer das Zähl­protokoll nicht selbst sondern je nach Möglich­keit durch einen Ihrer Mit­arbeiter erstellen lassen, da dieses als Dritt­beweis nur schwer von dem Finanz­amt angefochten werden kann (Unterschrift des Mit­arbeiters nicht vergessen).

Unsere Steuer­berater-Empfehlung: Geld­zähl­maschinen mit Bon-Drucker für ein paar EURO ersparen Ihnen viel Arbeit und bringen Ihnen Sicherheit.

Zählprotokoll vom:
Note/Münze Anzahl Betrag [in EURO]
200 €
100 €
50 €
20 €
10 €
5 €
2 €
1 €
0,5 €
0,2 €
0,1 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Kassen­tages­endbestand:
Unter­schrift:


Zu 3) Kassen­buch

Das Kassen­buch erfasst chrono­logisch alle Bar­geld­bewegungen pro Tag und weist einen Bargeldtagesanfangs- und Bargeld­tages­endbestand aus.

Das Kassen­buch ist im Grunde genommen täglich zuführen.

Da Ihre Z-Bons nur die Tages­barein­nahmen dokumentieren, bedarf es zusätzlich eines Kassen­buches. Viele Kassen­systeme verfügen leider nicht über eine Kassen­buch­funktion und verursachen somit für den Unter­nehmer Mehrarbeit.

Folgende Dinge sind im Kassenbuch zu vermerken:

a. Tages­bar­einnahmen getrennt nach Umsatzsteuer (z.B. aus Z-Bon)
b. alle getätigten Bar­betriebs­ausgaben des Tages
c. Privat­einlagen (bitte Eigenbeleg erstellen)
d. Privat­entnahmen (bitte Eigenbeleg erstellen)
e. Abgehender Geld­transit (Kassen­entnahme zwecks Einzahlung auf dem betrieblichen Geschäfts­konto)
f. Eingehender Geld­transit (Kasseneinzahlungen aus vorheriger Abhebung vom Geschäftskonto)

Ab 2018 wird das Finanzamt Kassen­prüfer einsetzen, die ohne vorherige An­kündigungen Kassenprüfungen
(Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung und u.a. die Kassen­sturz­fähigkeit) durchführen. Ist eine Kasse nicht kassensturzfähig, so darf das Finanzamt eine Sicherheits­hinzu­schätzung vornehmen, die zu hohen Steuer­nachzahlungen führt.

Bitte beachten Sie, dass der Kassen­tages­anfangs- und -endbestand niemals negativ sein kann (Kassenfehler!).

Bitte haben Sie bei Bar­betriebs­ausgaben außerhalb des Hauses im Auge, dass Sie vor Bar­ankauf regelmäßig eine Entnahme erfassen.

Zu 4) Einzel­quittungen/Kassen­bons

Zu jedem Geld­eingang und Geld­ausgang muss es einen separaten Beleg (ggf. Eigen­beleg) mit fortlaufender Nummer geben (Einzel­aufzeichnungs­pflicht).

Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung des jeweiligen Geldbetrags pro Handelsgeschäft, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens oder der Firma und der Anschrift des Vertragspartners (Identität).

Eine Einzel­aufzeichnung der Betriebs­bareinnahmen im Einzel­handel ist aber un­zumutbar und daher nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine un­bestimmte Viel­zahl nicht bekannter und auch nicht fest­stellbarer Personen verkauft werden.

Zum aktuellen Zeit­punkt müssen wir davon ausgehen, dass die branchen­bezogenen Ver­einfachungs­vorschriften für die Einzel­aufzeichnungs­pflicht beispielsweise für Supermärkte und Gastro­nomie­betriebe aufgrund der verbesserten technischen Möglichkeiten ab dem 01.01.2017 nicht mehr un­eingeschränkt gelten, da durch die technischen Mö­glichkeiten der modernen Kassen jede Einzel­bewegung einzeln aufgezeichnet werden kann.

Zum Beispiel: Einer Friseurin, die fast alle ihre Kunden beim Namen kennt und nach Terminvergabe arbeitet oder einem Bäcker­meister, der bspw. eine Hoch­zeits­torte für 150€ verkauft, könnte die Einzel­aufzeichnungs­pflicht zugemutet werden.

Elektronische Kassen­auf­zeichnungen in Excel werden grund­sätzlich infolge der Abänderbarkeit der Kassen­eintragung nicht vom Finanz­amt akzeptiert.

2. Was muss ich bei der Archivierung über 10 Jahre beachten?

Die modernen Kassen­systeme speichern die Daten elektronisch. Ge­speichert heißt jedoch noch nicht archiviert (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!).

Was passiert bspw. im Falle einer Be­schädigung oder eines Dieb­stahls Ihrer Kasse?

Sie speichern also die Kassen­daten auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick? Wird mal Ihre Kasse ausgetauscht oder eine neue Software aufgespielt, dann kann das dazu führen, dass die gespeicherten Alt­daten nicht mehr eingelesen werden können.

DATEV bietet seit 2017 die zusätzliche Möglichkeit die Kassendaten sicher und jederzeit auslesbar im DATEV Kassen­archiv online zu speichern. Bei Bedarf, sprechen Sie uns an.

Der Archivierungs­pflicht unterliegen alle vorstehenden Unterlagen und damit regelmäßig nicht nur die in elektronischer Form vor­handenen sondern auch physischen Unterlagen (z.B. handschriftliche Stor­nierungen).

Ausgedruckte Kassen­berichte und Kassenbons auf Thermo­papier bleichen aus und sind noch kurzer Zeit nicht mehr lesbar.

Wenn Sie Ihre Kassen­bons aufkleben, kann bereits der Kontakt mit dem Kleb­stoff zur Un­lesbarkeit führen.

Um eine Digi­tali­sierung der Daten führt fast kein Weg mehr vorbei.

Doku­mentations­grundsätze und Auf­bewahrungs­pflichten handschriftlicher Kassen (offene Kasse/ Ladenkasse) ...

Die Ver­antwortung zur ordnungsgemäßen Doku­mentation und Archivierung (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!) liegt alleine bei Ihnen als Unternehmer und nicht bei Ihrem Steuer­berater.

Folgende Dinge müssen Sie führen:

  1. Hand­schriftliches Kassen­buch
  2. Einzel­belege/Einzel­quittungen
  3. Zähl­protokoll
  4. Ggf. Kassen­bericht

Ebenfalls sollten Sie freiwillig Ihre Preis­listen, Rabatt- und Sonder­aktionen sowie Speise­karten aufbewahren.

Gleiches gilt auch für Reser­vierungs- und Terminkalender (z.B. bei Gastronomen und Friseurbetrieben) sowie Wegwurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufs­fähiger Waren und Lebens­mittel.

Auch ausgestellte Bewirtungs­belege sind aufzubewahren.

Empfehlens­wert aufzuheben sind auch die Schicht­pläne, um bei Beanstandungen Rück­schlüsse auf die tatsächlichen Verhältnisse ableiten zu können.

Zu 1) hand­schriftliches Kassen­buch

Das Kassen­buch erfasst chronologisch alle Bargeld­bewegungen pro Tag und weist einen Bargeld­tages­anfangs- und Bargel­dtages­endbestand aus.

Das Kassen­buch ist im Grunde genommen täglich zu führen, um die Kassen­sturz­fähigkeit zu gewährleisten. Nur in Ausnahme­fällen kann es am nächsten Tag geführt werden.

Ab 2018 wird das Finanzamt Kassen­prüfer einsetzen, die ohne vorherige An­kündigung Kassenprüfungen (Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung und u.a. die Kassen­sturz­fähigkeit) durchführen. Ist eine Kasse nicht kassensturzfähig, so darf das Finanz­amt eine Sicher­heits­hinzuschätzung vornehmen, die zu Steuer­nach­zahlungen führt.

Kassenbücher gibt es in verschiedener Form als Vorlage im Einzelhandel.

Auch die DATEV bietet mit DATEV Kasse­Online eine internet­basierte Variante, die in die digitale Belegübergabe zum Steuer­büro und einem Online-Banking­programm eingebunden ist.

Die Auf­bewahrung der einzelnen Kassen­buch­blätter im festen Einband (Block) oder bei loser Führung durch unverwechselbare Druck­nummerierung ist nicht zwingend erforderlich, wenn die einzelnen Blätter lose und nicht nummeriert in zeitlicher Reihenfolge übersichtlich abgelegt werden, jedoch empfehlens­wert.

Das Kassen­buch beinhaltet folgende Geschäfts­vorfälle:

a. Alle Einzel­tages­bareinnahmen oder Summe der Tages­bar­einnahmen gemäß Kassen­bericht (getrennt nach Umsatz­steuer, sofern kein Klein­unternehmer)
b. alle getätigten Barbetriebs­ausgaben des Tages
c. Privat­einlagen des Tages (bitte Eigen­beleg erstellen)
d. Privat­entnahmen des Tages (bitte Eigen­beleg erstellen)
e. Abgehender Geld­transit des Tages (Kassen­entnahme zwecks Einzahlung auf dem betrieblichen Geschäfts­konto)
f. Ein­gehender Geld­transit des Tages (Kassen­einzahlungen aus vorheriger Abhebung vom Geschäfts­konto)

Bitte beachten Sie, dass der Kassen­tages­anfangs- und -end­bestand niemals negativ sein kann (Kassenfehler!).

Bitte haben Sie bei Bar­betriebs­ausgaben außerhalb des Hauses im Auge, dass Sie vor Bar­ankauf regelmäßig eine Entnahme erfassen.

Zu 2) Einzelbelege/Einzel­quittungen

Neben der Pflicht zum Führen eines Kassen­buchs besteht ab dem 01.01.2017 auch für handschriftliche Kassen eine Pflicht zur Einzel­aufzeichnung.

Dies bedeutet, dass für jede Bargeldbewegung ein fortlaufend nummerierter Beleg vorhanden sein muss. Zu jedem Geldeingang und Geldausgang, jeder Privatentnahme und Privateinlage muss es einen separaten Beleg (ggf. Eigenbeleg) geben (Einzel­aufzeichnungs­pflicht).

Auch wenn es vorgefertigte Quittungs­blöcke gibt, bedeutet dies für die Praxis eine erhebliche Mehr­arbeit, die Quittungen mit fortlaufenden Nummern und Name und Anschrift des Geschäftspartners und Inhalt des Geschäfts zu erfassen.

Eine Einzel­aufzeichnung der Betriebs­bareinnahmen im Einzel­handel ist aber un­zumutbar und daher nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht fest­stellbarer Personen verkauft werden.

Zum aktuellen Zeitpunkt müssen wir davon ausgehen, dass die branchen­bezogenen Ver­einfachungs­vorschriften für die Einzel­aufzeichnungs­pflicht beispielsweise für Super­märkte und Gastronomie­betriebe aufgrund der verbesserten technischen Möglichkeiten ab dem 01.01.2017 nicht mehr un­eingeschränkt gelten, da durch die technischen Möglichkeiten der modernen Kassen jede Einzel­bewegung einzeln aufgezeichnet werden kann.

Zum Beispiel: Einer Friseurin, die fast alle ihre Kunden beim Namen kennt und nach Termin­vergabe arbeitet oder einem Bäcker­meister, der bspw. eine Hochzeitstorte für 150€ verkauft, könnte die Einzelaufzeichnungspflicht zugemutet werden.

Händische Kassen­auf­zeichnungen in Excel werden grundsätzlich infolge der Ab­änderbarkeit der Kassen­eintragung nicht vom Finanz­amt akzeptiert.

Zu 3) und 4) Zähl­protokolle und Kassen­bericht

Neben dem Kassen­buch ist das Kassen­zähl­protokoll das wichtigste Element für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung.

Der Kassen­bestand ist täglich zu zählen und durch ein Zähl­protokoll zu dokumentieren. Eine rein rechnerische Kassen­bestands­ermittlung ohne tatsächliche Geldzählung ist nicht zulässig.

Als Steuer­berater empfehlen wir Ihnen, dass Sie als Unternehmer das Zähl­protokoll nicht selbst sondern je nach Möglichkeit durch einen Ihrer Mitarbeiter erstellen lassen, da dieses als Drittbeweis nur schwer von dem Finanz­amt angefochten werden kann (Unterschrift des Mit­arbeiters nicht vergessen).

Nachstehend ein Beispiel eines Zähl­protokolls:

Zählprotokoll vom:
Note/Münze Anzahl Betrag [in EURO]
200 €
100 €
50 €
20 €
10 €
5 €
2 €
1 €
0,5 €
0,2 €
0,1 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Kassen­tages­endbestand:
Unter­schrift:

Unsere Steuer­berater-Empfehlung: Geld­zähl­maschinen mit Bon-Drucker für ein paar EURO ersparen Ihnen viel Arbeit und bringen Ihnen Sicherheit.

Ein Kassen­bericht, der die Summe der Tages­einnahmen durch Zählung zusammen erfasst, ersetzt nicht ein Zähl­protokoll, so der BFH, was zwar unlogisch erscheint, aber geltendes Recht darstellt.

Es besteht keine Pflicht zum Führen eines Kassen­berichts, jedoch ist die Führung eines Kassenberichts grundsätzlich empfehlenswert. Führen Sie einen Kassen­bericht, so können Sie die Tagesbargeldeinnahmen in einer Summe im Kassen­buch eintragen. Anderenfalls sollten Sie die Einzelquittungen im Kassenbuch alle einzeln erfassen.

Nachstehend ein Beispiel eines Kassen­berichts:

Kassenbericht-Nr.: Kassenbericht vom: (Angaben in EURO)
Kassen­bestand bei Geschäfts­schluss
Ausgaben des Tages
1. Auszahlungen für Waren­einkäufe und Waren­nebenkosten (z.B. Porto, Verpackung, Nachnahme­gebühr)
2. Sonstige Betriebs­ausgaben
3. Privat­entnahmen
4. Geldtransit vom Geschäfts­bank­konto
Zwischensumme 1. bis 4.
Abzüglich Kassen­bestand des Vor­tages
= Kassenbar­geld­eingang
5. Abzüglich Privat­entnahmen
6. Abzüglich Geld­transit zum Geschäfts­bankkonto
= Bargeld­einnahmen (Tages­losung)
Kundenanzahl: Unterschrift:

Was muss ich aufbewahren?

Die Ordnungs­vorschriften des § 147 AO regelt die für den Beweis­zweck der Buch­führung unerlässliche Aufbewahrung von Buch­führungs­unterlagen.

Danach müssen Sie folgende Unter­lagen aufbewahren:

  • das Kassen­buch,
  • das Zähl­protokoll
  • ggf. vorhandene Kassen­berichte
  • belegmäßig alle Einzel­bewegungen (Kassen­bons, Kassen­quittungen, Eigen­belege)
  • Hintergrundinformationen zu allen Kassen­fehlbeständen/-dif­ferenzen
  • Trink­gelder des Unter­nehmers (nicht der Angestellten)
  • freiwillig bitte aufbewahren:
    • Preis­listen, Rabatt­aktionen und Speise­karten
    • Reser­vierungs- und Termin­kalender
    • Wegwurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufs­fähiger Waren und Lebensmittel
    • Bewirtungs­belege

Die vorstehenden Dinge sind zu dokumentieren und 10 Jahre auf­zubewahren.

Um eine Digi­talisierung der Daten führt aus Sicherheits­gründen fast kein Weg mehr vorbei.