Wer ist betroffen bzw. kassen­buch­führungs­pflichtig? ...

Zu allererst ist zu unterscheiden, ob für Sie eine Buch­führungs­pflicht besteht oder nicht. Sofern Sie buch­führ­ungs­pflichtig sind, haben Sie die strengen Kassen­buch­führungs­anforderungen zu erfüllen. Aber auch viele nicht bilanz­ierungs­pflichtige Gewerbe­betriebe sind betroffen:

*ein (eingetragener) Kauf­mann ist von der Buch­führungs­pflicht grundsätzlich befreit, wenn er an den Ab­schluss­stichtagen von zwei auf­einander­folgenden Geschäfts­jahren nicht mehr als 600.000 € Umsatz­erlöse und 60.000 € Jahres­überschuss aufweisen kann.

Auch wenn Sie weder aufgrund von Rechts­form, Größe, noch frei­willig bi­lanzierungs­pflichtig sind (Sie erstellen also nur eine sog. Einnahmen­überschuss­rechnung), können Sie trotzdem kassen­buch­führungs­pflichtig sein, wenn Sie mehr als 50% Ihrer Einnahmen in bar ver­ein­nahmen (sogenannte bargeld­intensive Betriebe).

Der Gesetz­geber hat kürzlich den sog. Kassen­prüfer des Finanz­amtes geschaffen, der ohne vorherige Ankündigungen bargeld­intensive Betriebe zukünftig prüfen wird.

Als bargeld­intensive Betriebe gelten regelmäßig:

• Bäcker, Metzger, Lebens­mittel­einzel­handel (auch Wiege­protokolle müssen aufgehoben werden)
• Taxi (beachten Sie ergänzend weiter­gehende Auf­bewahrungs­pflichten hinsichtlich der Daten der Taxameter)
• Gastr­onomie (Wussten Sie, dass Sie als Gast­wirt ein Duplikat der Bewirtungs­belege aufzubewahren haben?)
• Kiosk
• Tank­stelle
• Markt­stände und -betriebe
• Spiel­hallen, Wett­büros (Beachten Sie auch hier, dass der "Saldo 2" nicht alleine ausreicht, da in Deutschland Einzel­aufzeichnungs­pflicht besteht.)
• Totto-Lotto
• Friseure
• Kosmetik­studio
• Juweliere
• Apotheken (gerade hier ergeben sich aus dem angeschlossenen Material­wirtschafts­system schnelle Über­prüfungs­möglichkeiten des Ist- und Soll-Bestandes durch das Finanzamt)

Auch Betriebe, die nicht kassen­buch­führungs­pflichtig sind, müssen ihre Bar­geschäfte (auch Wort entfernen, doppelt) dokumentieren. Hier reichen jedoch einfache Kassen­aufzeichnungen in nachvollzieh­barer Weise aus.

Was müssen Sie also alles beachten, um sich vor der rigiden Praxis der Finanz­behörden zu schützen?

Wie kann ich mich vorbereiten und wie verhalte ich mich während einer Kassennachschau?

Die Kassennachschau dient

• zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, wozu
• damit betraute Kassenprüfer der Finanzbehörde
• ohne vorherige Ankündigung
• während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten
• Ihre Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten,
• um Ihre Kassenbuchführung spontan zu überprüfen.

Ein konkreter Anlass zur Kassennachschau muss dem Finanzamt nicht vorliegen und in Hessen sind erste Kassenprüfer seit Juli 2018 aktiv. Somit sind alle bargeldintensiven Betriebe im Fokus der Kassennachschau.

Der Kassenprüfer hat sich bei Beginn der Kassenprüfung auszuweisen. Wegen des öffentlichen Interesses an der Fälschungssicherheit des Dienstausweises des Kassenprüfers haben Sie kein Recht, den Ausweis zu fotografieren oder zu scannen. Der Kassenprüfer darf jedoch Unterlagen fotografieren oder scannen. Bei Zweifel über die Echtheit des Ausweises sollten Sie direkt beim Finanzamt anrufen.

Ohne vorherige Vorlage des Ausweises sind verdeckte Beobachtungen sowie Testkäufe durch den Kassenprüfer zulässig und Sie müssen davon ausgehen, dass die Kassenprüfer bereits verdeckt Ihre Abwicklung der Bargeschäfte vorab beobachtet haben.

Sobald sich der Kassenprüfer ausgewiesen hat, sind Sie zur Mitwirkung bei der Kassenprüfung verpflichtet.

Der Geschäftsinhaber muss selbst während der Kassenprüfung nicht anwesend sein. Der Kassenprüfer kann andere Personen Ihres Betriebes zur Mitwirkung auffordern, soweit diese die notwendigen Kenntnisse über die Bedienung und Funktionsweise der Kasse sowie entsprechende Zugriffsrechte haben (z.B. Filialleiter oder Personen, die Stornierungen in Ihrer Kasse vornehmen dürfen). Entsprechend wichtig ist es für Sie, dass Sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Anweisungen hinterlassen, wie sie sich zu verhalten haben.

Folglich sollten Sie alle wichtigen Kassenunterlagen, wie das Kassenbuch des Vortages, Z-Bons, Einzelaufzeichnungen, Kassenzählprotokolle zumindest für den Vortag und den laufenden Tag, Bedienungs- und Programmierungsanleitungen vorliegen haben bzw. bei elektronischen Kassen sollten Sie wissen, wie Sie die elektronischen Kassendaten im Finanzamtsformat abrufen.

Eine gute Vorbereitung durch Sie ist umso wichtiger, da der Kassenprüfer selber keine Eingriffe in Ihre Kassenbuchführung vornehmen darf. Sie bzw. Ihr Personal muss im Rahmen der Kassennachschau dem Kassenprüfer alle benötigten Unterlagen zeigen, welche dieser einsehen möchte.

Darüber hinaus wird der Kassenprüfer zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnung bei Erscheinen einen Kassensturz verlangen.

Einige Dinge hinsichtlich der Kassennachschau sind noch nicht abschließend geklärt: Noch nicht geklärt ist, wie weit der Kassenprüfer Kassenunterlagen der Vergangenheit z.B. bei elektronischen Kassensystemen prüfen darf (elektronische Kassendaten der letzten 1 bis 6 Monate nachschaurelevant?). Wenn Sie Probleme in Ihrer Kassenbuchführung haben, können Sie dem Begehren der Unterlageneinsicht zumindest für die Vergangenheit mit Ausnahme des Vortages widersprechen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie während der Kassennachschau Ihren Einspruch schriftlich einlegen müssen und auch Aussetzung der Vollziehung beantragen. Ein Einspruch nach Beendung der Kassennachschau ist nicht zulässig und kann vom Kassenprüfer verwertete Unterlagen und Informationen nicht rückgängig machen.

Ein nachträgliches Verwertungsverbot kann insoweit nur bei unzulässigen Maßnahmen im Nachgang bei Bescheiderlass geltend gemacht werden.

Ein Recht auf vorübergehendes Ruhen der Kassennachschau, bis Ihr Steuerberater anwesend ist, dürfte wohl nicht durchsetzbar sein. Somit werden Sie im Falle einer Kassennachschau in den meisten Fällen auf sich selbst gestellt sein.

Der Kassenprüfer kann jederzeit die Kassennachschau in eine Betriebsprüfung übergehen lassen. Hierzu bedarf es einer schriftlichen Prüfungsanordnung.

Welche Kassen­systeme sind zulässig und welche Kasse passt zu mir? ...

Zulässig sind unverändert

1a) elektrische Registrier­kassen,
1b) computergestützte Kassen­systeme als auch
2) handschriftliche Kassen­auf­zeichnung (auch „offene Kasse“, „Schub­laden­kasse“ oder „Laden­kasse“ genannt).

Viele Unternehmer fragen sich, welches für sie die richtige Kasse ist. Eine generelle Antwort auf diese Frage gibt es nicht, es kommt immer darauf an. Bitte beachten Sie, dass computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen bereits ab dem 01.01.2020 die verschärften Sicherungsanforderungen erfüllen müssen.

Binden Sie uns als Steuer­berater bitte vor An­schaffung einer neuen, teuren Kasse ein, damit Sie nicht, wie viele Unter­nehmer, mangels Über­blick die unpassende Kasse anschaffen. Der Kassen­aufsteller will meistens insoweit nur verkaufen und denkt nicht für Sie mit. Es sollte immer vorab ein Abstimm­gespräch zwischen Steuer­berater und Kassenaufsteller geben.

Je nach Kassen­art unterscheiden sich die Auf­bewahrungs- und Dokumentations­pflichten.  

Doku­mentations­grundsätze und Auf­bewahrungs­pflichten von Registrier­kassen und computer­gestützten Kassen­systemen ...

1. Was muss ich alles doku­mentieren?

Die Ver­antwortung zur ordnungs­gemäßen Doku­mentation und Archivierung (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!) liegt alleine bei Ihnen als Unternehmer und nicht bei Ihrem Steuer­berater.

Folgende Unterlagen müssen Sie aufbewahren:

1. den Tages­end­summenbon (Z-Bon),
2. den Tages­abschluss (Zähl­berichte)
3. das Kasse­nbuch (alternativ Kassenbericht),
4. die Einzel­quittungen (alle Kassen­bons physisch oder elektronisch),
5. die Bedienungs­anleitung der Kasse
6. die Programmier­anleitung/Programmier­bericht (Programmieränderungen) der Kasse
7. alle Protokolle über System­änderungen, Updates, Stamm­daten­änderung,
8. alle übrigen Aus­wertungen, die das Kassensystem zur Verfügung stellt (z.B. Wiege­protokolle, Waren­wirtschafts­bericht, Kellner­bericht, Stunden­bericht)
9. Ver­fahrens­dokumentation (z.B. Beschreibung der im Einsatz befindlichen Kassen mit Standort, Zeiten oder Vorgehens­weise bei der Beleg­ablage)
10. Zertifikat vom Kassen­hersteller hinsichtlich der Mani­pulations­sicherheit (bei Neukassen, zukünftig Pflicht)
11. alle Stor­nierungen nebst Hinter­grund­informationen (ggf. hand­schrift­licher Vermerk auf Z-Bon zum Hinter­grund der Stornierung)
12. Doku­mentation Kassen­fehl­bedienungen
13. Hinter­grund­informationen zu Kassen­fehl­beständen (eine Kasse ohne Fehl­bestände erscheint un­glaub­würdig)
14. Trink­gelder des Unter­nehmers (Trinkgelder der An­gestellten sind keine Be­triebs­einnahme und damit nicht in der Kasse zu erfassen)

Ebenfalls sollten Sie freiwillig Ihre Preis­listen, Rabatt- und Sonder­aktionen sowie Speise­karten aufbewahren.

Gleiches gilt auch für Reser­vierungs- und Termin­kalender (z.B. bei Gastronomen und Friseur­betrieben) sowie Weg­wurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufsfähiger Waren und Lebensmittel.

Auch ausgestellte Bewirtungs­belege sind aufzubewahren.

Empfehlenswert aufzuheben sind auch die Schicht­pläne, um bei Be­anstandungen Rück­schlüsse über die tatsächlichen Ver­hältnisse ableiten zu können.

Sie sind als Kassenbetreiber verpflichtet dem Finanzamt die elektronischen Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch bei einer unangekündigten Kassennachschau, bei der Sie faktisch keine Vorbereitungszeit haben. Wir empfehlen Ihnen daher grundsätzlich Ihre Kassendaten im Finanzamtformat regelmäßig auf einen USB-Stick zu speichern und für den Fall einer Prüfung vorzuhalten. Sie sollten ggf. Ihre Angestellten für den Fall einer Prüfung während Ihrer Abwesenheit über diesen USB-Stick als auch über die übrigen notwendigen Kasseninformationen (z.B. Bedienungsanleitung, Programmierbericht, Verfahrensdokumentation) informieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie fortan neuangeschaffte oder neu in Betrieb genommene elektronische Kassensysteme (gilt auch für übrige Systeme für elektronische Grundaufzeichnung, also auch Vorsysteme der Buchhaltung, wie ggf. Warenwirtschaft, Fakturasysteme, Shopsysteme etc.) dem zuständigen Finanzamt innerhalb von einem Monat nach amtlichen Vordruck (Formular) melden müssen. Auch das Datum der Außerbetriebnahme einer elektronischen Kasse ist meldepflichtig. Das entsprechende amtliche Meldeformular wurde bisher noch nicht von der Finanzverwaltung veröffentlicht. In diesem Zusammenhang hat beispielsweise das Bayerische Landesamt für Steuer empfohlen mit der Meldung abzuwarten, bis der Vordruck veröffentlicht wurde.

Zu 1) Mindest­inhalte eines Z-Bons

Folgende Dinge müssen auf Ihrem Z-Bon stehen:

a. Betriebs­name, Ort
b. Datum und Uhrzeit (Achtung: Umstellung auf Sommer- und Winter­zeit. Wenn nicht automatisch, aus­einander­fallende Öffnungs­zeiten mit Z-Bon-Zeiten vermeiden)
c. Laufende Nummer (auch Null-Z-Bons sind wegen Nummern­kreis aufzuheben!)
d. Umsätze auf­gegliedert nach 7% und 19% (nur obsolet, wenn Unter­nehmen aus­schließlich nur 19% Umsätze hat)
e. Stornos mit Uhrzeiten (wenn keine Stor­nierungen vorhanden sind, ist die Kasse eher unglaubwürdig)
f. Gewährte Rabatte, unentgeltliche Waren­abgaben
g. Aus­gegebene Gut­scheine
h. Auf­teilung nach Zahlungs­wegen (BAR und EC-Cash, Kreditkarte etc.)
i. Trainings­keller
j. Frei­willig: ggf. grand totale mit auswerfen
k. Frei­willig: Datum/Uhrzeit des letzten Ausdrucks des vorherigen Z-Bons

Im Falle des fehlenden Ausdrucks eines Null­summen-Z-Bon, ist es wichtig, das Zustande­kommen der Tages­summe durch Kassen­zettel nachweisen zu können und die Ursache zu vermerken (z.B. Stromausfall).

Die Auf­bewahrung der Tages­endsummen­bons alleine reicht jedoch nicht aus, da eine Einzel­aufzeichnungs­pflicht besteht, siehe unter Zu 4).

Zu 2) Zähl­protokoll

Das Kassen­zähl­protokoll ist eines der wichtigsten und meist ver­nachlässigten Elemente für eine ordnungs­gemäße Kassen­buch­führung.

Der Kassen­bestand ist täglich zu zählen und durch ein Zähl­protokoll zu dokumentieren. Eine rein rechnerische Kassen­bestands­ermittlung ohne tatsächliche Geld­zählung ist nicht zulässig.

Als Steuer­berater empfehlen wir Ihnen, dass Sie als Unternehmer das Zähl­protokoll nicht selbst sondern je nach Möglich­keit durch einen Ihrer Mit­arbeiter erstellen lassen, da dieses als Dritt­beweis nur schwer von dem Finanz­amt angefochten werden kann (Unterschrift des Mit­arbeiters nicht vergessen).

Unsere Steuer­berater-Empfehlung: Geld­zähl­maschinen mit Bon-Drucker für ein paar EURO ersparen Ihnen viel Arbeit und bringen Ihnen Sicherheit.

Ein Zählprotokoll (Auflistung vorhandener Geldscheine und Münzen) ist nicht erforderlich, jedoch angeraten.

Zu 3) Kassen­buch

Das Kassen­buch erfasst chrono­logisch alle Bar­geld­bewegungen pro Tag und weist einen Bargeldtagesanfangs- und Bargeld­tages­endbestand aus. Das Kassenbuch soll den Bargeldbestand abbilden und den Vergleich von Soll- und Ist-Bestand ermöglichen (= Kassensturzfähigkeit).

Das Kassen­buch ist im Grunde genommen täglich zu führen (bei späten Schließungszeiten kann das Kassenbuch auch erst am nächsten Tag geschrieben werden).

Da Ihre Z-Bons nur die Tages­barein­nahmen dokumentieren, bedarf es zusätzlich eines Kassen­buches. Viele Kassen­systeme verfügen leider nicht über eine Kassen­buch­funktion und verursachen somit für den Unter­nehmer Mehrarbeit.

Folgende Dinge sind im Kassenbuch zu vermerken:

a. Tages­bar­einnahmen getrennt nach Umsatzsteuer (z.B. aus Z-Bon)
b. alle getätigten Bar­betriebs­ausgaben des Tages
c. Privat­einlagen (bitte Eigenbeleg erstellen)
d. Privat­entnahmen (bitte Eigenbeleg erstellen)
e. Abgehender Geld­transit (Kassen­entnahme zwecks Einzahlung auf dem betrieblichen Geschäfts­konto)
f. Eingehender Geld­transit (Kasseneinzahlungen aus vorheriger Abhebung vom Geschäftskonto)

Nach Auffassung der Finanzverwaltung führt das Erfassen von unbaren Umsätzen (z.B. EC-Cash-Zahlungen) im Kassenbuch zu einem formellen Mangel der Buchführung. EC-Cash-Zahlungen sollten von daher nicht im Kassenbuch als durchlaufender Posten geführt werden.

Ab 2018 setzt das Finanzamt Kassen­prüfer ein, die ohne vorherige An­kündigungen Kassenprüfungen
(Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung und u.a. die Kassen­sturz­fähigkeit) durchführen. Ist eine Kasse nicht kassensturzfähig, so darf das Finanzamt eine Sicherheits­hinzu­schätzung vornehmen, die zu hohen Steuer­nachzahlungen führt.

Bitte beachten Sie, dass der Kassen­tages­anfangs- und -endbestand niemals negativ sein kann (Kassenfehler!).

Bitte haben Sie bei Bar­betriebs­ausgaben außerhalb des Hauses im Auge, dass Sie vor Bar­ankauf regelmäßig eine Entnahme erfassen.

Alternativ zum Kassenbuch kann auch ein sogenannter Kassenbericht geführt werden. Dieser sollte nach Auffassung der Finanzverwaltung retrograd aufgebaut sein. Hinweise zum Kassenbericht finden Sie im nachstehenden Abschnitt.

Zu 4) Einzel­quittungen/Kassen­bons

Der Gesetzgeber hat eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme ab dem 01.01.2020 eingeführt. Dies bedeutet, dass Sie ihren Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme eines Kassenbons einräumen müssen. Bei der Zuverfügungstellung eines Papierbelegs reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn zuvor der Bon gedruckt wurde. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden besteht nicht. Es besteht keine Aufbewahrungspflicht für die nicht entgegengenommenen Bons. Eine Ausnahme von der Belegausgabepficht wurde seitens des Gesetzgebers vorgesehen, jedoch gehen wir als Steuerberater davon aus, dass Ausnahmegenehmigungen sehr selten vom Finanzamt erteilt werden.

Zu jedem Geld­eingang und Geld­ausgang muss es einen separaten Beleg (ggf. Eigen­beleg) mit fortlaufender Nummer geben (Einzel­aufzeichnungs­pflicht).

Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung des jeweiligen Geldbetrags pro Handelsgeschäft, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens oder der Firma und der Anschrift des Vertragspartners (Identität).

Konkret sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen:

1. Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift)
2. Inhalt des Bar­ge­schäftes (ein­deu­tige Be­zei­chnung der Ware oder der Dienst­leis­tung)
3. Anzahl bzw. Menge der verkauften Artikel/Dienstleistung
4. Preis (Entgelt)
5. Umsatzsteuersatz (7%, 19%, alternativ Hinweis auf Klein­unter­nehmer oder Um­satz­steu­er­be­frei­ung etc.)
6. Zahlungsbetrag
7. Zahlungsart (bar, unbar)
8. Datum und Uhrzeit (von Beginn und) Ende des Ge­schäfts­vor­falles
9. Eindeutige und fortlaufende Trans­aktions­nummer
10. Signatur­zähler und Prüfwert (hierfür wird ein Kassen­system mit sogenanntem „Fiskal­speicher“ im Sinne der Kassen­sicherungs­verordnung benötigt)

Eine Einzel­aufzeichnung der Identität des Käufers im Einzel­handel ist aber un­zumutbar und daher nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine un­bestimmte Viel­zahl nicht bekannter und auch nicht fest­stellbarer Personen verkauft werden.

Zum aktuellen Zeit­punkt müssen wir davon ausgehen, dass die branchen­bezogenen Ver­einfachungs­vorschriften für die Einzel­aufzeichnungs­pflicht beispielsweise für Supermärkte und Gastro­nomie­betriebe aufgrund der verbesserten technischen Möglichkeiten ab dem 01.01.2017 nicht mehr un­eingeschränkt gelten, da durch die technischen Mö­glichkeiten der modernen Kassen jede Einzel­bewegung einzeln aufgezeichnet werden kann.

Zum Beispiel: Einer Friseurin, die fast alle ihre Kunden beim Namen kennt und nach Terminvergabe arbeitet oder einem Bäcker­meister, der bspw. eine Hoch­zeits­torte für 150€ verkauft, könnte die Einzel­aufzeichnungs­pflicht zugemutet werden.

Elektronische Kassen­bücher und Kassenberichte in Excel werden grund­sätzlich infolge der Abänderbarkeit der Kassen­eintragung nicht vom Finanz­amt akzeptiert.

Die Nutzung einer ex­cel­bas­ier­ter Kassen­auf­zeich­nungen ist dann zu­läss­ig, dass eine täg­liche Fest­schrei­bung der Excel­daten erfolgt, die nach­träg­liche Än­de­rungen zu­min­dest nach­voll­ziehbar machen.

Alleine auf das Än­der­ungs­da­tum von Micro­soft Excel ab­zu­stel­len, wird regel­mäßig nicht aus­rei­chen. So ist im nach­ste­hen­den Bei­spiel nicht nach­voll­zieh­bar, ob und welche Än­der­ungen zwi­schen dem 30.11.2018 und dem letz­ten Än­der­ungs­da­tum am 21.12.2018 vor­ge­nom­men wur­den.

2. Was muss ich bei der Archivierung über 10 Jahre beachten?

Die modernen Kassen­systeme speichern die Daten elektronisch. Ge­speichert heißt jedoch noch nicht archiviert (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!).

Was passiert bspw. im Falle einer Be­schädigung oder eines Dieb­stahls Ihrer Kasse?

Sie speichern also die Kassen­daten auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick? Wird mal Ihre Kasse ausgetauscht oder eine neue Software aufgespielt, dann kann das dazu führen, dass die gespeicherten Alt­daten nicht mehr eingelesen werden können.

DATEV bietet seit 2017 die zusätzliche Möglichkeit die Kassendaten sicher und jederzeit auslesbar im DATEV Kassen­archiv online zu speichern. Bei Bedarf, sprechen Sie uns an.

Der Archivierungs­pflicht unterliegen alle vorstehenden Unterlagen und damit regelmäßig nicht nur die in elektronischer Form vor­handenen sondern auch physischen Unterlagen (z.B. handschriftliche Stor­nierungen).

Ausgedruckte Kassen­berichte und Kassenbons auf Thermo­papier bleichen aus und sind noch kurzer Zeit nicht mehr lesbar.

Wenn Sie Ihre Kassen­bons aufkleben, kann bereits der Kontakt mit dem Kleb­stoff zur Un­lesbarkeit führen.

Um eine Digi­tali­sierung der Daten führt fast kein Weg mehr vorbei.

Doku­mentations­grundsätze und Auf­bewahrungs­pflichten handschriftlicher Kassen (offene Kasse/ Ladenkasse) ...

Die Ver­antwortung zur ordnungsgemäßen Doku­mentation und Archivierung (10 Jahres­aufbewahrungs­frist!) liegt alleine bei Ihnen als Unternehmer und nicht bei Ihrem Steuer­berater.

Folgende Dinge müssen Sie führen:

1. Hand­schriftliches Kassen­buch/Kassen­bericht
2. Einzel­belege/Einzel­quittungen
3. Zähl­protokoll

Ebenfalls sollten Sie freiwillig Ihre Preis­listen, Rabatt- und Sonder­aktionen sowie Speise­karten aufbewahren.

Gleiches gilt auch für Reser­vierungs- und Terminkalender (z.B. bei Gastronomen und Friseurbetrieben) sowie Wegwurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufs­fähiger Waren und Lebens­mittel.

Auch ausgestellte Bewirtungs­belege sind aufzubewahren.

Empfehlens­wert aufzuheben sind auch die Schicht­pläne, um bei Beanstandungen Rück­schlüsse auf die tatsächlichen Verhältnisse ableiten zu können.

Zu 1a) hand­schriftliches Kassen­buch

Das Kassen­buch erfasst chronologisch alle Bargeld­bewegungen pro Tag und weist einen Bargeld­tages­anfangs- und Bargel­dtages­endbestand aus. Das Kassenbuch soll den Bargeldbestand abbilden und den Vergleich von Soll- und Ist-Bestand ermöglichen (= Kassensturzfähigkeit).

Das Kassen­buch ist im Grunde genommen täglich zu führen bei späten Schließungszeiten kann das Kassenbuch auch erst am nächsten Tag geschrieben werden).

Ab 2018 wird das Finanzamt Kassen­prüfer einsetzen, die ohne vorherige An­kündigung Kassenprüfungen (Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung und u.a. die Kassen­sturz­fähigkeit) durchführen. Ist eine Kasse nicht kassensturzfähig, so darf das Finanz­amt eine Sicher­heits­hinzuschätzung vornehmen, die zu Steuer­nach­zahlungen führt.

Kassenbücher gibt es in verschiedener Form als Vorlage im Einzelhandel. Beachten Sie aber, dass viele Vorlagen keine Spalte zur Dokumentation des täglichen Kassenanfangs- und Kassenendbestands vorsehen, so dass dieser anders (z.B. durch separaten Zeileneintrag) erfasst werden muss.

Auch die DATEV bietet mit DATEV Kasse­Online eine internet­basierte Variante, die in die digitale Belegübergabe zum Steuer­büro und einem Online-Banking­programm eingebunden ist.

Die Auf­bewahrung der einzelnen Kassen­buch­blätter im festen Einband (Block) oder bei loser Führung durch unverwechselbare Druck­nummerierung ist nicht zwingend erforderlich, wenn die einzelnen Blätter lose und nicht nummeriert in zeitlicher Reihenfolge übersichtlich abgelegt werden, jedoch empfehlens­wert.

Das Kassen­buch beinhaltet folgende Geschäfts­vorfälle:

a. Alle Einzel­tages­bareinnahmen oder Summe der Tages­bar­einnahmen gemäß Kassen­bericht (getrennt nach Umsatz­steuer, sofern kein Klein­unternehmer)
b. alle getätigten Barbetriebs­ausgaben des Tages
c. Privat­einlagen des Tages (bitte Eigen­beleg erstellen)
d. Privat­entnahmen des Tages (bitte Eigen­beleg erstellen)
e. Abgehender Geld­transit des Tages (Kassen­entnahme zwecks Einzahlung auf dem betrieblichen Geschäfts­konto)
f. Ein­gehender Geld­transit des Tages (Kassen­einzahlungen aus vorheriger Abhebung vom Geschäfts­konto)

Bitte beachten Sie, dass der Kassen­tages­anfangs- und -end­bestand niemals negativ sein kann (Kassenfehler!).

Bitte haben Sie bei Bar­betriebs­ausgaben außerhalb des Hauses im Auge, dass Sie vor Bar­ankauf regelmäßig eine Entnahme erfassen.

Zu 1b) hand­schriftliches Kassen­bericht

An­stelle eines Kassen­buches kann auch ein Kassen­be­richt ge­führt wer­den. Be­ach­ten Sie je­doch hier­bei, dass das Fi­nanz­amt nur den so­ge­nann­ten retro­graden Kassen­bericht ak­zep­tiert.

Retro­grad be­deu­tet im Prin­zip, dass der Kassen­bericht als ers­tes mit dem Kassen­be­stand am Ende des Ge­schäfts­tages beginnt.

Nach­steh­end ein Bei­spiel eines Kassen­berichts:

Wird eine offene Laden­kasse ge­führt und be­steht kei­ne Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht, müssen Sie nach Auf­fass­ung des Fi­nanz­amtes zwing­end einen retro­graden auf­ge­bauten Kassen­bericht ver­wenden.

Nutzen Sie eine elek­tro­nische Kasse, kann an­stelle ein­es retro­grad auf­ge­bauten auch ein pro­gres­siv auf­ge­bauter Kassen­bericht (Kassen­end­bestand steht am Ende des Kassen­be­richtes) ver­wen­det werden.

Zu 2) Einzelbelege/Einzel­quittungen

Neben der Pflicht zum Führen eines Kassen­buchs besteht auch für handschriftliche Kassen eine Pflicht zur Einzel­aufzeichnung. Dies gilt nicht nur für Bilanzierer sondern auch für Einnahmen­überschuss­rechner.

Im Gegensatz zu elektronischen Kassen besteht aktuell keine Belegausgabepflicht an die Kunden bei Betrieben, die Ihre Kassenaufzeichnungen als handschriftliche Kassen führen.

Dies bedeutet, dass für jede Bargeldbewegung ein fortlaufend nummerierter Beleg vorhanden sein muss. Zu jedem Geldeingang und Geldausgang, jeder Privatentnahme und Privateinlage muss es einen separaten Beleg (ggf. Eigenbeleg) geben (Einzel­aufzeichnungs­pflicht). Liegen bei einer offenen Ladenkasse keine Einzelaufzeichnungen vor, so ersetzt ein Kassenbuch nicht den retrograden Kassenbericht (Es muss folglich zwingend ein entsprechender Kassenbericht geführt werden).

Die Einzelaufzeichnungspflicht umfasst grundsätzlich das tägliche Aufzeichnen der in Geld bestehenden Gegenleistung, den Inhalt des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners, insbesondere aber das Aufzeichnen

• der verkauften Artikel mit eindeutiger Bezeichnung und Menge/Anzahl
• des Einzelverkaufspreises
• des zugehörigen Umsatzsteuertarifs und -betrags
• eventuell vereinbarter Preisminderungen
• der Zahlungsart
• des Zeitpunkts des Umsatzes.

Auch wenn es vorgefertigte Quittungs­blöcke gibt, bedeutet dies für die Praxis eine erhebliche Mehr­arbeit, die Quittungen mit fortlaufenden Nummern und Name und Anschrift des Geschäftspartners und Inhalt des Geschäfts zu erfassen.

Eine Einzel­aufzeichnung der Betriebs­bareinnahmen im Einzel­handel ist aber un­zumutbar und daher nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht fest­stellbarer Personen verkauft werden.

Zum aktuellen Zeitpunkt müssen wir davon ausgehen, dass die branchen­bezogenen Ver­einfachungs­vorschriften für die Einzel­aufzeichnungs­pflicht beispielsweise für Super­märkte und Gastronomie­betriebe aufgrund der verbesserten technischen Möglichkeiten nicht mehr un­eingeschränkt gelten, da durch die technischen Möglichkeiten der modernen Kassen jede Einzel­bewegung einzeln aufgezeichnet werden kann.

Wenn der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kunden ausgerichtet ist und sich der Kundenkontakt auf die Bestellung und den Bezahlvorgang beschränkt (z.B. Gaststätte) kann auf die Aufzeichnung des Namen des Vertragspartners verzichtet werden.

Dies gilt jedoch nicht uneingeschränkt für jeden Dienstleister. Zum Beispiel: Eine Friseurin, die fast alle ihre Kunden beim Namen kennt und nach Termin­vergabe arbeitet oder ein Bäcker­meister, der bspw. eine Hochzeitstorte für 150€ verkauft, sollte den Namen des Vertragspartners im Rahmen der Einzelaufzeichnungspflicht aufzeichnen.

Händische Kassen­auf­zeichnungen in Excel werden grundsätzlich infolge der Ab­änderbarkeit der Kassen­eintragung nicht vom Finanz­amt akzeptiert.

Ebenfalls sollten Sie freiwillig Ihre Preis­listen, Rabatt- und Sonder­aktionen sowie Speise­karten aufbewahren.

Gleiches gilt auch für Reser­vierungs- und Termin­kalender (z.B. bei Gastronomen und Friseur­betrieben) sowie Weg­wurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufsfähiger Waren und Lebensmittel.

Auch ausgestellte Bewirtungs­belege sind aufzubewahren. Empfehlenswert aufzuheben sind auch die Schicht­pläne, um bei Be­anstandungen Rück­schlüsse über die tatsächlichen Ver­hältnisse ableiten zu können.

Zu 3) Zähl­protokolle

Neben dem Kassen­buch oder Kassenbericht ist das Kassen­zähl­protokoll das wichtigste Element für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung.

Der Kassen­bestand ist täglich zu zählen und durch ein Zähl­protokoll zu dokumentieren. Eine rein rechnerische Kassen­bestands­ermittlung ohne tatsächliche Geldzählung ist nicht zulässig.

Als Steuer­berater empfehlen wir Ihnen, dass Sie als Unternehmer das Zähl­protokoll nicht selbst sondern je nach Möglichkeit durch einen Ihrer Mitarbeiter erstellen lassen, da dieses als Drittbeweis nur schwer von dem Finanz­amt angefochten werden kann (Unterschrift des Mit­arbeiters nicht vergessen).

Nachstehend ein Beispiel eines Zähl­protokolls:

Ein Zählprotokoll (Auflistung vorhandener Geldscheine und Münzen) ist nicht erforderlich, jedoch angeraten.

Unsere Steuer­berater-Empfehlung: Geld­zähl­maschinen mit Bon-Drucker für ein paar EURO ersparen Ihnen viel Arbeit und bringen Ihnen Sicherheit.

Ein Kassen­bericht, der die Summe der Tages­einnahmen durch Zählung zusammen erfasst, ersetzt nicht ein Zähl­protokoll, so der BFH, was zwar unlogisch erscheint, aber geltendes Recht darstellt.

Was muss ich aufbewahren?

Die Ordnungs­vorschriften des § 147 AO regelt die für den Beweis­zweck der Buch­führung unerlässliche Aufbewahrung von Buch­führungs­unterlagen.

Danach müssen Sie folgende Unter­lagen aufbewahren:

• das Kassen­buch,
• das Zähl­protokoll
• ggf. vorhandene Kassen­berichte
• belegmäßig alle Einzel­bewegungen (Kassen­bons, Kassen­quittungen, Eigen­belege)
• Hintergrundinformationen zu allen Kassen­fehlbeständen/-dif­ferenzen
• Trink­gelder des Unter­nehmers (nicht der Angestellten)
• freiwillig bitte aufbewahren:
  
  • Preis­listen, Rabatt­aktionen und Speise­karten
  • Reser­vierungs- und Termin­kalender
  • Wegwurf- und Ver­schrottungs­listen nicht mehr verkaufs­fähiger Waren und Lebensmittel
  • Bewirtungs­belege

Die vorstehenden Dinge sind zu dokumentieren und 10 Jahre auf­zubewahren.

Um eine Digi­talisierung der Daten führt aus Sicherheits­gründen fast kein Weg mehr vorbei.