Steuervorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Mehr Netto- vom Brutto-Gehalt

Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben häufig ein gemeinsames Ziel:

  1. Der Arbeitgeber möchte seine Mitarbeiter motivieren und an sein Unternehmen binden, ohne zusätzlich hohe Arbeitgeberkosten zu tragen.
  2. Die Arbeitnehmer wollen möglichst viele Arbeitgeberzuwendungen ohne hohe Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherung „in der Tasche“ haben, also mehr Netto- vom Bruttogehalt erhalten (Erhöhung des Nettogehalts).

Wie kann also der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer etwas „Gutes“ tun, ohne dass die Lohnsteuer und Sozialversicherung diese Arbeitgeberzuwendung in weiten Teilen „auffrisst“ und beim Arbeitgeber weitere Arbeitgeberbeiträge als Zusatzlohnkosten entstehen.

Grundsätzlich gilt, dass alle Zuwendungen des Arbeitgebers, egal ob Bar- oder Sachbezüge in aller Regel der Lohnsteuer und damit auch der Sozialversicherungspflicht unterliegen.

Davon gibt es jedoch einige Ausnahmen von der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbelastung.

Neben den steuer- und sozialversicherungsfreien Gestaltungen sind nachstehend auch solche genannt, die mit einer Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber abgegolten sind.

1. Steuer- und sozial­versicherungs­freie Sachbezüge (Gutscheine) bis 44€/Monat ...

Als Sachbezug ist hier die nicht in Geld bestehende Zuwendung des Arbeit­gebers gemeint. Ein Sachbezug liegt u.a. auch vor, wenn

  • der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer einen Gutschein über einen in Euro lautenden Höchstbetrag zuwendet oder
  • der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer das Recht einräumt, auf Kosten des Arbeitgebers an einer Tankstelle auf Kosten des Arbeit­gebers zu tanken oder
  • der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Geldzahlung mit einer Auflage zuwendet, den erhaltenen Geldbetrag für einen Sachbezug zu verwenden.

Gutscheine für Sach­bezüge können beispielsweise sein:

  • Benzin- und Warengutscheine,
  • Eintrittskarten fürs Theater,
  • Zeitungs-Abo,
  • Bücher-Gutscheine.
  • Fitness­studio-Beitrag (zur Vermeidung des Streitrisikos monatliche Bezahlung durch den Arbeit­geber)
  • Monatliches Job-Ticket/ Monats­fahrkarte (Achtung: die Bezahlung durch den Arbeitgeber muss monatlich erfolgen, um die 44 Euro-Grenze nicht zu überschreiten)
  • Prepaid-Kredit­karten (Achtung: Barabhebung-, Dispo-, Überweisungs­funktion muss deaktiviert werden. Auch der Ankauf von Fremd­währungen muss gesperrt sein. Analog der Behandlung des monatlichen Job-Tickets fällt Bereitstellungs- bzw. Setup-Gebühr nicht unter die Anrechnung der 44€-Grenze).

Es ist grundsätzlich nach der BFH-Rechtsprechung egal, ob ein Gutschein vorher gewährt wird oder eine vorher genehmigte Kosten­erstattung durch den Arbeitgeber nach Ver­auslagung durch den Arbeit­nehmer nach dem Kauf erfolgt.

Wichtig ist, dass ein Gutschein nicht gegen Bargeld getauscht oder ausbezahlt werden darf. Insoweit bedarf es einer klaren vertraglichen Regelung, die der Arbeitgeber ggf. dokumentieren sollte und aus der sich u.a. klar der Ausschluss vom Umtausch in Barmittel ergibt.

Kein Sachbezug, sondern steuer­pflichtiger Arbeitslohn, liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Sachbezuges Barlohn fordern kann. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber den Umtausch in Bar nicht schriftlich ausschließt.

Anbei finden Sie eine Vorlage für einen monatlichen Gutschein über einen 44 Euro Sachbezug:


Diese Vereinbarung sollte in der Personal­akte aufbewahrt werden.

Bei nachgelagerten Er­stattungen, aber auch bei normalen Auszahlungen, empfiehlt es sich auch den entsprechenden (Kauf)Beleg in die Personalakte aufzunehmen.

Liegen Aufmerksamkeiten zu einem besonderen Ereignis (z.B. zur Heirat, Geburtstag, Kindesgeburt) unter 60€ vor, so sind die Auf­merksamkeiten steuer- und sozial­versicherungs­frei und fallen auch nicht unter den Sachbezugsgrenze von 44€.

2. Steuer- und sozial­versicherungs­freie oder pauschalbesteuerte Fahrt­kosten­erstattung (inkl. BahnCard100 und Job-Ticket) ...

Die Erstattungsmöglichkeit ist unabhängig von der Art des benutzten Verkehrsmittels.

Die Fahrt­kosten­erstattungen können entweder mit 0,30€/Km oder mit den tatsächlich nachgewiesenen, höheren IST-Kosten.

Der Arbeitgeber kann nur Reise­kosten in der Höhe erstatten, wie sie beim Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich akzeptiert würden. Eine oberhalb den tatsächlichen Kosten erstattete steuerfreie Reise­kosten­erstattung, ist mit Ausnahme der anhand des pauschalen Kilometer­kostensatzes von 0,30€/Km bei tatsächlichen niedrigeren IST-PKW-Kosten, grundsätzlich nicht möglich.

Neben der steuerfreien Erstattung kann es zu einem weiteren Steuer­vorteil kommen: Liegen beim Arbeitnehmer also keine anderen hohen Werbungskosten vor, weil der Arbeitgeber die Reise­kosten erstattet, kann der Arbeit­nehmer trotzdem weiterhin den Arbeitnehmer-Werbungs­kosten­pauschbetrag in Höhe von 1.000€ in Anspruch nehmen, obwohl keine Werbungskosten vorliegen.

Höhere Vorteile durch die steuerfreie Reise­kosten­erstattung entstehen bei der Sozial­versicherung, da die Erstattung sozial­versicherungs­frei ist.

Trägt der Arbeitgeber die Kosten für Sammel­fahrten des Arbeit­nehmers zwischen Wohnung und Arbeits­stätte, bleibt der geldwerte Vorteil steuer- und sozial­versicherungs­frei, wenn

  1. keine ausreichende Anbindung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln besteht.
  2. Die gesamte Organisation muss der Arbeitgeber übernehmen und
  3. eine besondere Rechtsgrundlage, wie eine Betriebsvereinbarung, getroffen wird.

Der Arbeitgeber kann bspw. hierzu ein Fahrzeug selbst stellen oder ein Busunternehmen beauftragen.

Sonderfall BahnCard100

Unternimmt ein Arbeitnehmer häufige Dienstreisen, so darf der Arbeitgeber auch eine BahnCard100 bezahlen, wenn er dabei günstiger fährt als ohne. Der Arbeitnehmer muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. Der Arbeit­geber muss die Günstiger­prüfung dokumentieren bzw. nachweisen.

Wird die BahnCard allein für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, so kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 15% bis zur Höhe der Entfernungspauschale versteuern.

Sonderfall Job-Ticket

Die Überlassung verbilligter oder kostenloser Fahrkarten (Job-Ticket) führt grundsätzlich zu einem geldwerten Vorteil, der steuer- und sozial­versicherungs­pflichtig ist.

Dies gilt nicht, wenn der Vorteil nicht größer als monatlich 44€ ist und der Arbeitnehmer den Sachbezug verbraucht hat.

Zulässig und regelmäßig vorteilhaft ist eine Lohn­steuer­pauschalisierung mit 15%.

Vorsicht ist bei Jahres­fahrscheinen geboten, da diese bei Übergabe des Jahresfahrscheins in einem Monat als zugeflossen gelten und damit regelmäßig nicht unter die 44€-Monatsgrenze fallen. Gerettet werden kann dies, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Fahr­berechtigungen monatsweise ausgibt oder bei Chipkarten monatsweise eine Freischaltung erfolgt.

Beachte: Der 44€-Sachbezug oder ein verbilligtes Mitarbeiter-Jobticket von Beförderungs­unternehmen bis zu 1.080€ ist auf die Entfernungs­pauschale beim Arbeitnehmer mindernd anzurechnen und reduziert den Steuervorteil.

3. Steuer- und sozialversicherungsfreie Privatnutzung betrieblicher Computer und Handys, Smartphones, Notebooks, Tablets (§ 3 Nr. 45 EStG) ...

Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist die private Nutzung von betrieblichen Tele­kommunikations­geräten und Computern, d.h. der „geldwerte“ Vorteil für eine Privatnutzung muss nicht als Gehaltsbestandteil versteuert werden.

Ob nun Computer, Notebook, Tablet, Smartphone oder Autotelefon, ist egal für die Steuerfreiheit.

Die Steuerfreiheit umfasst auch Software und Zubehör, wie z.B. Monitor, Tastatur, Headset, Drucker, Beamer, Faxgerät, Router, Modem, LTE-Karte, Laptoptaschen, Ladegeräte, Dockingstation.

Die Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer, Mieter oder Leasing­nehmer sein muss und nicht der Arbeitnehmer.

Die Höhe des geldwerten Vorteils durch die Überlassung dieser Geräte ist nicht begrenzt, es gibt keine kostenmäßige Deckelung der Höhe nach.

Eine Mit­benutzung durch die Familien­mitglieder ist für die Steuerfreiheit unschädlich. Insoweit können Sie Ihren Arbeitnehmern auch mehrere Geräte überlassen.

Wenn Sie ein Smartphone oder einen Computer Ihren Arbeitnehmern schenken oder verbilligt verkaufen, ist dieser Vorgang nicht steuerfrei und der geldwerte Vorteil muss als Sachbezug (ggf. pauschalisiert) versteuert werden.

Internet- oder Fest­netz­anschlüsse daheim können leider nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Hier greift ggf. eine pauschalisierte Lohnbesteuerung. Etwas anderes gilt bei Heimarbeitsplätzen.

4. Dienst- bzw. Firmenwagen mit privater Nutzung ...

Die private Nutzung von Dienst- bzw. Firmenwagen ist als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer und Sozial­versicherung zu unterwerfen.

Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Firmen­wagens gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. die pauschale so genannte 1%-Regelung (monatlich 1% des Listen­hersteller­brutto­preises zuzüglich monatlich 0,03% pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder ggf. zuzüglich 0,002% pro Entfernungs­kilometer für jede tatsächliche Familien­heimfahrt),
  2. Fahrten­buchmethode: Ermittlung der tatsächlichen Kfz-Kosten und Aufteilung anhand eines Fahrten­buchs.

Inwieweit ein Steuer­vorteil durch einen Firmenwagen erzielt werden kann, ist abhängig von dem Ausmaß der privaten Nutzung, der Ermittlung (Fahrtenbuch oder 1%-Regel) und kann nur im Einzelfall beurteilt werden.

Wenn ein Firmenwagen ausschließlich für betrieb­liche Fahrten gestellt wird, sollte ein Ausschluss der Privatnutzung arbeits­rechtlich vereinbart werden.

Bitte beachten Sie, dass bereits eine Privat­nutzung grundsätzlich vorliegt, wenn der Firmen­wagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stätte genutzt wird.

In diesem Zusammenhang sollte auch bei Arbeit­nehmern mit verschiedenen Tätigkeits­orten darauf geachtet werden, dass der Arbeitgeber bewusst die erste Tätigkeits­stätte auswählt, so dass die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stätte und damit der Besteuerungsanteil möglichst gering ausfallen (gilt für 1%-Regel als auch Fahrten­buch­methode).

Weitere Details rund um das Thema Firmen­wagen können Sie hier nachlesen.

Firmenwagen – Besteuerung der Privatnutzung bei Unternehmern

5. Steuer- und sozialversicherungsbefreite Arbeitgeberbeiträge zur betrieblichen Altersvorsorge ...

Was ist unter betrieblicher Altersvorsorge zu verstehen?

Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer durch Zusage einer betrieblichen Alters­vorsorge (z.B. Versorgungs­rente bei Erreichen eines bestimmten Alters) mehr an ihr Unternehmen binden.

Die Möglichkeiten einer betrieblichen Alters­versorgung sind mannigfaltig und es empfiehlt sich einen Versicherungs­experten, welcher sich auf Alters­vorsorge­beratung spezialisiert hat, hinzuzuziehen.

Grundsätzlich gibt es fünf verschiedene Durch­führungs­wege der betrieblichen Alters­vorsorge: die Direktzusage (Pensionszusage) und die Zusage über eine Unterstützungskasse unmittelbar durch den Arbeit­geber, die Pensionskasse, Pensionsfonds und Direkt­versicherungen als mittelbare Altersvorsorgewege. Die betriebliche Altersvorsorge kann „arbeit­geber­finanziert“, „arbeit­nehmer­finanziert“ und „misch­finanziert“ werden.

Davon unabhängig hat seit 1. Januar 2002 jeder pflichtversicherte Arbeitnehmer einen Anspruch gegen seinen Arbeitgeber, Teile seines Gehalts wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld in eine betriebliche Alters­versorgung umzuwandeln. Dies nennt man Entgelt­umwandlung.

Welche steuerlichen Vorteile bietet die betriebliche Altersvorsorge?

Der Arbeitgeber kann für seine Arbeitnehmer bis zu 4 % vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers steuer- und sozial­versicherungs­frei als Beiträge zu einer Direkt­versicherung, Pensionskasse, Unterstützungskasse oder Pensionsfonds einzahlen.

Maximal können jedoch für Besser­verdiener nur 2.976 € jährlich bzw. 248 € monatlich steuer- und sozial­versicherungs­frei für eine Versorgungs­zusage im Wege des Pensionsfonds, der Pensionskasse und der Direktversicherung gemäß § 3 Nr. 63 EStG genutzt werden.

Die erzielbaren Steuer­vorteile sind also:

  • Der Arbeitgeber kann die geleisteten Beiträge als Betriebs­ausgaben abziehen, was wiederum zu einer Steuersenkung führt.
  • Der Arbeit­nehmer kann durch Gehaltsumwandlung Teile seines steuerpflichtigen Gehalts unter Nutzung der vorstehenden Steuer­freibeträge in steuerfreies Einkommen in Höhe der Arbeit­nehmereinzahlungen in die betriebliche Alters­vorsorge umwandeln.

Voraus­setzung für die Steuer­befreiung ist u.a. ein bestehendes erstes Arbeitsverhältnis; hierbei kann es sich auch um ein geringfügiges Beschäftigungs­verhältnis handeln.

Durch eine steuerfreie Übertragung des ehelichen Versorgungsausgleichs an den Ehegatten kann ein Steuervorteil erzielt werden, so dass hierdurch der Versorgungs­freibetrag gemäß § 19 Abs. 2 EStG zweimal genutzt werden kann. Ein weiterer Steuer­vorteil kann sich daraus ergeben, wenn der Versorgungs­beginn des Ehegatten früher liegt, da der Versorgungs­freibetrag jährlich bis 2040 abnimmt. 

6. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen zur Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG) ...

Wie hoch ist die steuerbegünstigte Förderung?

Gewisse Maßnahmen zur Gesundheits­förderung kann der Arbeit­geber seinen Arbeitnehmern lohnsteuer- und sozial­versicherungs­frei bis zu 500€ p.a. erstatten (Freibetrag). Beim Arbeitgeber sind die Kosten uneingeschränkt als Betriebs­ausgabe abzuziehen.

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern mehr als 500€ p.a. zukommen lassen, ist dies für die ersten 500€ steuerunschädlich, nur unterliegt der darüberhinausgehende Betrag grundsätzlich der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Eine pauschalisierte Lohnversteuerung ist leider nicht möglich.

Ist der Betrag von 500€ überschritten, so tritt eine Steuer- und Sozial­versicherungs­pflicht nur dann nicht ein, wenn die gesundheits­fördernde Maßnahme im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers ist (z.B. bei Fitness­voraussetzung für eine Piloten­tätigkeit). Damit bleibt diese Ausnahme tatsächlich eine Ausnahme.

Um die Erstattung pro Kopf bei Gruppen­leistungen zu erhalten, teilen Sie die Gesamt­kosten der Sachzuwendung durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter.

Bei einem Wechsel des Arbeitsgebers kann der Freibetrag entsprechend mehrfach in Anspruch genommen werden.

Was genau wird als Gesundheitsmaßnahme gefördert?

Voraus­setzung für die Steuerfreiheit ist, dass

  • Eine Erstattung zusätzlich zum Arbeitslohn
  • grundsätzlich nur für die ersten 500€ p.a. je Arbeitnehmer erfolgt und
  • für bestimmte Leistungen im Sinne von § 20, 20a SGB V (Gesundheitsprävention), wie z.B.:
    • Vorbeugung/Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates (Massage, Bewegungskurse, Rückenschule, Yoga-, Zumba- und ggf. Tanzkurse, Informationen zur Ergonomie am Arbeitsplatz)
    • allgemeine Vermeidung von Mangel- und Fehlernährungen sowie Vermeidung von Übergewicht (z.B. Ernährungs­beratung)
    • Stressbewältigung und Entspannung (z.B. Führungs­kräftetraining zur Konflikt­bewältigung, autogenes Training, Meditations-, Tai Chi-, Qigong-Kurse)
    • Einschränkung des Suchtmittelkonsums (z.B. allgemeine Förderung des Nicht­rauchens)

Welche Maßnahmen genau unter § 20, 20a SGB V fallen, können Sie im Leitfaden „Leit­faden Prävention“ auf der Internet­seite des GKV-Spitzen­verbandes nachlesen.

Die Gesundheits­förderung kann sowohl als Barzuschuss als auch als Sachzuschuss (z.B. Kurse/Massagen im Betrieb) erfolgen.

Wichtig für Arbeit­geber ist die Dokumentation über die zweck­gebundene Steuer­befreiung, also bitte immer Rechnung, Quittung oder Eigenbeleg durch den Mitarbeiter geben lassen und in der Personal­akte ablegen. Bei Gruppen­leistungen muss der Arbeitgeber bspw. eine Teilnehmerliste führen.

Nicht begünstigt ist die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen zu Sport­vereinen oder Fitnessstudios. Hiervon ausgenommen ist jedoch z. B. ein Rücken­schulungs­kurs im Fitnessstudio (Zweckgebundenheit der Gesundheitsförderung).

Mitgliedsbeiträge zu Sport­vereinen oder Fitness­studios können bei monatlicher Zahlung ggf. als Sachbezug unter 44€ steuerfrei vom Arbeit­geber übernommen werden (s.o.).

Die Steuer­be­günstigung gilt auch für Selbständige und Unternehmer, die als natürliche ebenfalls an der Gesundheits­förderung teilnehmen können.

7. Steuer- und sozialversicherungsfrei gewährter Kindergartenzuschuss durch den Arbeitgeber (§ 3 Nr. 33 EStG) ...

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeit­nehmern lohnsteuer- und sozial­versicherungs­frei einen Zuschuss zum Kinder­garten­geld zahlen. Dies gilt auch bei Kitas oder Tagesmüttern.

Das schöne hierbei ist, dass keine betrags­mäßige Begrenzung hinsichtlich der Steuer­freiheit existiert. Auch welcher Elternteil das Kindergartengeld zahlt, ist belanglos.

Voraussetzung für den Steuervorteil ist, dass

  1. der Zuschuss zusätzlich zum Arbeitslohn
  2. für ein nicht-schulpflichtiges (oder noch nicht eingeschultes) Kind gezahlt wird.
  3. Der Original­beleg/-rechnung muss beim Arbeit­geber als Nachweis vorliegen. Eine Rechnungskopie oder ein Kontoauszug reicht nicht aus.

Eine Umwandlung von Gehaltsteilen in Kindergartenzuschüsse oder Anrechnung von Kindergartenzuschüssen auf das Gehalt ist nicht steuerbegünstigt. Eine Gehaltsherabsetzung mit anschließender Gewährung eines Kindergartenzuschusses funktioniert also nicht, selbst wenn vorher eine einvernehmliche Änderungskündigung erfolgt ist.

Sollte der Kindergarten­zuschuss im Arbeits­vertrag geregelt sein, ist dies für die Steuerfreiheit laut BFH schädlich. In den Arbeits­verträgen sollten Sie immer aus steuerlichen Gründen eine Freiwilligkeitsvorbehaltsklausel aufnehmen, um nicht eine arbeitsrechtliche Verpflichtung durch „betriebliche Übung“ zu begründen.

8. Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (3b EStG) ...

Für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit können folgende Zuschläge lohnsteuer- und sozial­versicherungs­frei ausgezahlt werden:

Nachtarbeit:
für Nachtarbeit von 20:00 bis 6:00 Uhr 25% der Grundvergütung
für Nachtarbeit von 0:00 bis 4:00 Uhr, wenn die Nachtarbeit vor
0:00 Uhr aufgenommen wurde 40% der Grundvergütung
Sonntagsarbeit:
für Sonntagsarbeit von 0:00 bis 24:00 Uhr.
Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am Montag von 0:00 bis 4:00 Uhr, 50% der Grundvergütung
wenn die Nachtarbeit vor 0:00 Uhr begonnen wurde
Arbeit an gesetzlichen Feiertagen:
für Arbeit an gesetzlichen Feiertagen von 0:00 bis 24:00 Uhr 125% der Grundvergütung
Folgende Sonderfälle sind zusätzlich zu unterscheiden:
ˇ Silvester von 14:00 bis 24:00 Uhr 125% der Grundvergütung
ˇ Weihnachtsfeiertage von 0:00 bis 24:00 Uhr 150% der Grundvergütung
ˇ Heilig-Abend von 14:00 bis 24:00 Uhr 150% der Grundvergütung
ˇ 1. Mai von 0:00 bis 24:00 Uhr 150% der Grundvergütung

Zur Grund­vergütung, die die Bemessungs­grundlage für die Zu­schläge bildet, gehören:

  • der laufende Lohn/Gehalt
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Schicht- und Erschwerniszuschläge
  • steuerpflichtige Sachbezüge
  • Reisekostenzuschüsse, soweit nicht pauschal besteuert
  • Beiträge zur Direktversicherung und Pensionszusagen, soweit sie zum laufenden Arbeitsentgelt gehören

Im Umkehrschluss gehören nicht zur Grund­vergütung:

  • Vergütungen für Überstunden und Mehrarbeit
  • steuerfreie Bezüge (siehe bspw. andere steuerfreie Steuervorteile)
  • nach § 40 EStG pauschalisierte Bezüge

Liegt kein Stundenlohn vor, ist das Grund­gehalt in eine Stunden­vergütung umzurechnen (Monatsgehalt geteilt durch die Summe der Wochenarbeitszeit x 4,33).

Besser­verdiener sollen nicht in den Genuss der steuer- und sozial­versicherungs­freien Zuschläge kommen, weswegen an einem Stundengrundlohn ab 25 €/h zwar die Steuerfreiheit erhalten bleibt, jedoch die Sozial­versicherungs­freiheit wegfällt. Ab 50 €/h entfällt auch die Steuer­freiheit komplett.

Sofern keine arbeits- oder tarif­rechtliche Vereinbarung Nacht-, Feier- und Sonntags­zuschläge vorschreibt, kann der Arbeitgeber die steuer­freien Zulagen freiwillig zahlen, ist hierzu jedoch grundsätzlich nicht verpflichtet.

Sofern in Ihrer Branche Tarif­verträge gelten, so sind diese bevorzugt anzuwenden. Eine tarifbedingte Über­schreitung der vorstehenden steuerfreien Zulagen führt in Höhe der Überschreitung zu steuer- und sozial­versicherungs­pflichtigen Einkommen.

Nicht genutzte Freibeträge an einem Arbeitstag können aufgrund der stunden­weisen Betrachtung nicht auf andere Stunde des Arbeitstages übertragen werden.

Weitere Besonderheiten können sich bei Auswärts­tätigkeit und den bundesweiten und internationalen Feiertagsregelungen ergeben. Ist Ihre Auswärts­tätigkeit nur mit einer kurzfristigen Abwesenheit verbunden, so gelten weiter die Feiertags­bestimmungen am Ort der ersten Arbeitsstätte.

Fällt ein Feier­tag auf einen Sonntag, so sind nur die obengenannten Feiertags­zuschläge steuerfrei. Eine Erhöhung des Zuschlages für den Sonntag kommt nicht in Betracht.

Wird an Sonn- und Feiertagen auch nachts gearbeitet, erhöhen Nacht­zuschläge die Sonn- und Feiertags­zuschläge.

Beachten Sie unseren Steuer­berater-Hinweis: Ihr Arbeit­nehmer hat Anspruch auf Fortzahlung der Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge auch bei Ab­wesenheit (z.B. Urlaub, Krankheit, Mutterschutz). Unabhängig davon ob Sie die Nacht-, Sonntags- und Feiertags­zuschläge für die Ab­wesen­heits­zeiten auszahlen, löst der reine arbeits­rechtliche Anspruch auf Aus­zahlung eine Sozial­versicherungs- und Lohn­steuer­pflicht aus.

9. Steuerbegünstigte Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber ...

Auch durch Teilnahme an Geschäftsessen, durch vergünstigte Essens­bereit­stellung in Kantinen und die Ausgabe von Essens­gutscheinen kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Steuer­vorteil zukommen lassen.

Was gilt als Mahlzeit?

Mahlzeiten sind alle warmen und kalten Speisen und Lebensmittel, die den Arbeit­nehmern zur Verköstigung gestellt werden.

Kleine Pausensnack bspw. auf Fort­bildungen sind gemäß Rechtsprechung nicht als eine Mahlzeit aufzufassen.

Welche Mahlzeiten müssen (wie) besteuert werden?

Die Regelungen zur Mahl­zeiten­gestellung sind vielschichtig:

Wenn ein Mitarbeiter an Geschäfts­essen mit Kunden teilnimmt oder wenn der Arbeitgeber bei unvorher­gesehener Mehrarbeit den Arbeitnehmern eine Pizza oder ähnliches bestellt (z.B.: die Mitarbeiter müssen länger arbeiten, weil der Server oder eine Maschine ausgefallen ist) muss die Mahlzeit nicht als Lohn­bestandteil versteuert werden, weil die Mahl­zeiten­gestellung im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers ist.

Arbeits­tägliche Essens­gestellungen in Kantinen etc. oder auch Mahlzeiten auf Auswärts­tätigkeiten (z.B. Frühstück im Hotel) können mit dem meist günstigeren amtlichen Sach­bezugswert versteuert werden,

  1. wenn die Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber betriebenen Kantine oder Einrichtung ausgegeben werden oder
  2. wenn die Mahlzeiten in einer Gaststätte oder Fremd­kantine eingenommen werden, die vom Arbeitgeber in bar oder in sonstiger Weise vertraglich bezuschusst werden,
  3. wenn Mahlzeitengestellungen durch Ausgabe von Essensgutscheinen bzw. Restaurantschecks erfolgt und
    1. der Wert des Essens­gutscheins pro Mittag oder Abendessen nicht mehr als 6,46 € beträgt, und
    2. nur ein Essens­gutschein pro Kalendertag mit der Gaststätte genutzt werden darf,
    3. keine Barauszahlung des Essens­gutscheins möglich ist und
    4. keine Auswärtstätigkeit vorliegt (hier greift die Verpflegungs­mehraufwands­pauschale).

Die Essenmarken müssen nicht zwingend in Papier­form gewährt werden; sie können auch über eine App ausgegeben werden.

Wie hoch ist der Steuervorteil?

Der Steuervorteil kann sich aus 2 Aspekten ergeben:

  1. Es wird regelmäßig ein niedriger Sachbezugs­wert anstelle des tatsächlichen Mahlzeiten­werts besteuert. Kostet also das vom Arbeitgeber bezahlte Mittagessen beispielsweise 30€, so muss der Arbeitnehmer nur 3,23€ versteuern.
Sachbezugswerte 2018 Frühstück Mittagessen Abendessen Gesamt
kalendertäglich 1.73€ 3.23€ 3.23€ 8.20€
monatlich 52€ 97€ 97€ 246€
  1. Der Arbeitgeber kann zudem den Sachbezugswert der Mahlzeit mit 25% pauschal versteuern. Die Pauschalversteuerung ist in der Regel günstiger als die normale Besteuerung mit dem individuellen Einkommensteuersatz und löst auch keine Sozialversicherungsabzüge aus.

Der den Sachbezugs­wert übersteigende Betrag ist also eine steuer- und sozial­versicherungs­freie Zuwendung des Arbeitgebers.

Zuzahlungen durch den Arbeitnehmer vermindern ggf. den amtlichen Sachbezugswert bei Essensgutscheinen, die sich auf weniger als der Sachbezugswert belaufen.

Belohnungs­essen sind mit dem tatsächlichen Essenswert zu versteuern, sofern sie nicht unter Nutzung der 44€-Sachbezugsgrenze wiederum steuer- und sozialversicherungsfrei sind (hierzu darf die 44€-Freigrenze jedoch noch nicht bereits ausgeschöpft sein).

Bei Mahlzeiten­gestellungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit kann der Ansatz des „geringen“ amtlichen Sach­bezugswertes nur vorgenommen werden, wenn die Abwesenheits­zeiten weniger als 8h pro Tag beträgt.

Bei Mahlzeiten­gestellungen im Rahmen einer Auswärts­tätigkeit mit Abwesenheits­zeiten > 8h/Tag können die Verpflegungs­mehraufwands­pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, die dann pro gestellter Mahlzeit entsprechend gekürzt werden.

10. Steuer- und sozialversicherungsfreie Gestellung von Getränken ...

Getränke, wie z.B. Kaffee, Wasser, Säfte, Limonade, Cola oder Tee, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind als Aufmerk­samkeiten steuer- und sozial­versicherungsfrei.

Dies gilt auch bei Ausgabe von Getränken in einer Kantine oder bei Aufstellung eines Getränkeautomaten.

11. Steuer- und sozial­versicherungs­freie Kosten­übernahme für Computer­brille ...

Gesundes und effektives Arbeiten am Arbeits­platz ist wichtig. Für seh­intensive Arbeits­plätze, bspw. vor einem Computer­arbeitsplatz, kann eine Bildschirm­brille mit Einstärkengläsern oder eine Gleitsichtbrille Abhilfe schaffen.

Die gute Nachricht lautet, dass der Arbeitgeber die Kosten für eine solche Brille zu 100% lohnsteuer- und sozial­versicherungs­frei übernehmen kann, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Die Computer­brille ist notwendig, um die Sehfähigkeit innerhalb der „Entfernungsbereiche des Bildschirm­arbeits­platzes“ sicher zu stellen. Das dürfte an Computer­arbeits­plätzen oder auch Arbeitsplätzen, wo Dinge visuell überprüft werden müssen, grundsätzlich gegeben sein.
  2. Es muss eine Seh­schwäche der Augen durch eine fach­kundige Person schrift­lich bestätigt werden. Als fach­kundig gelten Ärzte bzw. Augen­ärzte, nicht aber ein Op­tiker.
  3. Die ärztliche Verordnung muss zwingend vor Anschaffung der Bildschirm­arbeits­brille ausgestellt worden sein.

Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 ArbSchG i. V. m. § 6 Abs. 1 BildscharbV hat der Arbeit­nehmer sogar einen Anspruch auf Kosten­übernahme. Der Arbeitgeber ist jedoch nur ver­pflichtet, die Kosten für kosten­günstiges Computer­brillen­modell zu übernehmen, nicht aber die Gucci-Luxusbrille.

In welcher Höhe sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinsichtlich der Kostenübernahme einigen, ist Verhandlungs­sache.

Bei der Steuer sollten Sie nur darauf achten, dass die vorstehenden Be­dingungen erfüllt sind und keine unangemessen hohe Kosten­übernahme für eine sehr teure Luxus­brille erfolgt.

12. Pauschalversteuerte kostenlose oder vergünstigte Übereignung von Computer, EDV inkl. Zubehör ...

Überträgt der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer kostenlos oder vergünstigt (also Schenkung oder vergünstigter Verkauf)

  • Computer, Notebooks, Tablets
  • EDV-Zubehör (Drucker, Fax, Modem, Router, Monitor etc.)

so liegt insoweit ein zu versteuernder geldwerter Vorteil vor, der vom Arbeit­geber als Arbeits­lohn ohne Sozialversicherungsabzug mit 25% pauschal­versteuert werden kann.

Die Pauschal­isierung setzt nicht voraus, dass die dem Arbeit­nehmer übereigneten Gerätschaften auch später beruflich genutzt werden.

Zu Erinnerung: Die reine private Mitbenutzung von Firmen-Computern führt hingegen zu keiner Besteuerung (siehe oben).

13. Pauschalversteuerte bzw. anteilig steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung von Internetzugangskosten durch den Arbeitgeber ...

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für den privaten Internetzugang des Arbeitnehmers, so liegt insoweit ein zu ver­steuernder geld­werter Vorteil vor, der vom Arbeitgeber als Arbeitslohn ohne Sozialversicherungsabzug mit 25% pauschal­versteuert werden kann.

Die Pauschal­isierung setzt nicht voraus, dass die dem Arbeitnehmer übereigneten Gerätschaften oder der bezahlte Internetzugang auch beruflich genutzt werden.

Zu Erinnerung: Die Privat­nutzung von Firmen-Handys führt hingegen zu keiner Besteuerung (siehe oben).

Wenn der Erstattungs­betrag bis 50€/Monat beträgt, müssen Sie keine Rechnungsnachweise vorhalten. Der Arbeitgeber muss lediglich in seiner Personal­akte eine entsprechende Erklärung aufbewahren. Diese Vereinbarung kann z.B. wie folgt gestaltet werden:

Es ist demnach bei Nicht­überschreitung der 50€/Monat egal, ob ggf. der Internetvertrag auf den Ehegatten lautet.

14. Steuer- und sozial­versicherungsfreie Erstattung von Umzugskosten ...

In welchen Fällen kann der Arbeitgeber die Umzugskosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten?

Der Arbeitgeber kann Umzugskosten lohnsteuer- und sozial­versicherung­sfrei erstatten, wenn eine berufliche Veranlassung vorliegt. Eine berufliche Veranlassung liegt immer dann vor, bei:

  • Versetzung des Arbeitnehmers,
  • Einstellung des Arbeitnehmers
  • Wechsel des Arbeitgebers
  • Verkürzung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte, die zu einer Zeitersparnis von mindestens 30min je einfacher Wegstrecke führt
  • Anordnung einer Ruf­bereitschaft

Wieviel Umzugskosten kann der Arbeitgeber lohnsteuer- und sozial­versicherungs­frei erstatten?

Sie können entweder die nachstehenden Pausch­beträge ohne Nachweis oder belegmäßig nachweislichen IST-Kosten ansetzen, wenn die IST-Kosten die Pauschbeträge übersteigen.

Die Pauschbeträge betragen:

  • Für ledige Arbeitnehmer 764€
  • Für verheiratete Arbeitnehmer 1.528€
  • Für jedes Kind jeweils 337€ zusätzlich

Was sind erstattungsfähige Umzugskosten?

  • Pauschbeträge
  • Transport­kosten (z.B. Spedition oder Miet-Lkw)
  • Reisekosten für Wohnungsbesichtigungen und Umzugsvorbereitung (z.B. Bahnfahrt, 0,30€/Km oder IST-Kosten für den eigenen PKW),
  • doppelte Miete
  • Maklergebühren (jedoch nur für eine Mietwohnung),
  • De-/Montagekosten für Lampen, Einbauküche und andere elektrische Geräte in der neuen Wohnung (aber nicht die Anschaffungskosten dieser Geräte).
  • Gebühren für die Ummeldung
  • Anzeigen für die Wohnungssuche
  • Unterrichts­kosten und Nachhilfe für die Kinder (per Einzelnachweis oder Pauschale, höchst- und anteilige Erstattungsgrenzen beachten)
  • Trinkgelder/Verpflegung für die Möbel­packer und andere Helfer
  • fachgerechtes Anbringen und Ändern von Vorhängen und Gardinen (jedoch nicht die Anschaffungs­kosten dieser Gegenstände).

15. Steuer- und sozialversicherungsfreie Belegschafts- oder Personalrabatte ...

Belegschafts- oder Personal­rabatte liegen vor, wenn Arbeitgeber an Arbeit­nehmer eigene Waren bzw. Dienst­leistungen kostenlos oder verbilligt abgeben.

Der so gewährte Rabatt­vorteil gegenüber fremden Dritten ist grundsätzlich ein geldwerter Vorteil, der bis zu einem Betrag von 1.080 € im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei ist, wenn die rabattierten Waren oder Dienstleistungen nicht extra für den Arbeitnehmer hergestellt, erbracht oder vertrieben werden.

Übersteigt der durch die Rabatte gewährte Vorteil 1.080€ p.a., ist der 1.080€ übersteigende Wert steuer- und sozial­versicherungs­pflichtig.

Um festzustellen, ob überhaupt ein geldwerter Vorteil vorliegt, ist entweder

  • der durchschnittliche Preis des Arbeitgebers, der üblicherweise von End­abnehmern für die entsprechende Ware oder Dienstleistungen gezahlt wird, kann um einen Bewertungsabschlag von 4 % oder
  • der nachgewiesene Endpreis der günstigste Preis am Markt einschließlich aller Nebenkosten (z.B. aus dem Internet)

anzusetzen.

16. Steuer- und sozialversicherungsfreie Betriebsveranstaltungen ...

Auch in Form einer schönen Betriebsveranstaltung kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfrei „Danke sagen“ durch schöne Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern oder andere Events (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).

Damit kein steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht, bitte beachten:

  1. max. zweimal jährlich
  2. bis zu einem Frei­betrag in Höhe von jeweils 110€ pro Teilnehmer je Veranstaltung
  3. die Betriebs­veranstaltung muss allen Arbeitnehmer des Betriebes, Betriebs­teiles oder Abteilung offenstehen.

Als Zuwendungen gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer, unabhängig davon,

  • ob sie einzelnen Arbeit­nehmern individuell zurechenbar sind oder
  • ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebs­veranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Betriebs­fremden für den äußeren Rahmen der Betriebs­veranstaltung aufwendet.

Kosten für eine Betriebs­veranstaltung können beispielsweise sein:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Vom Arbeitgeber bezahlte Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Musik
  • künstlerische Darbietungen
  • Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
  • Geschenke
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers
  • Kosten für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager
  • vom Arbeitgeber getragene Fahrtkosten. Nicht aber: direkte Reisekosten der Arbeitnehmer, welche steuerfrei erstattet werden können

Übersteigen die Kosten 110€ (inklusive Umsatzsteuer) pro Teilnehmer, kann der 110€ übersteigende Betrag mit 25% durch den Arbeitgeber lohn­pauschal­versteuert werden. Jedoch entfällt insoweit für den Arbeitgeber auch das anteilige Recht auf Vorsteuerabzug.

Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind gegenzurechnen.

Von den Betriebs­veranstaltungen sind geschäft­liche Ver­anstaltungen streng zu unterscheiden, bei denen also überwiegend Geschäfts­partner (also mehr als Mit­arbeiter) eingeladen werden: Bei Geschäfts­veranstaltungen haben Sie zwar nicht das Problem des zu ver­steuernden Sach­bezugs bei den Mitarbeitern, jedoch können Sie auch als Arbeitgeber ggf. überhaupt keine Betriebs­ausgaben für die Geschäfts­veranstaltung geltend machen, wenn die Kosten pro Geschäfts­partner 35€ übersteigen (Abzugs­verbot nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).

17. Zinslose oder zinsverbilligte Arbeitgeberdarlehen ...

Wenn Ihr Arbeitnehmer in finanzieller Not ist, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durch Gewährung eines Mitarbeiter­darlehens helfen.

Häufig sind diese Darlehen zinslos oder zumindest zinsverbilligt.

Mitarbeiterdarlehen bis zu einem Darlehens­betrag von 2.600€ können zinsfrei vom Arbeitgeber gewährt werden, ohne dass eine Steuer auf den Zinsvorteil zu zahlen ist.

Sofern ein Mitarbeiter­darlehen größer als 2.600€ zinsfrei oder zins­verbilligt gewährt wird, so ist zur Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils ein Vergleichsangebot einzuholen.

Auch ein Vergleich mit einem Online-Angebot ist statthaft, nur muss hierbei auf die Vergleich­barkeit der mit dem Darlehen getätigten Investition geachtet werden (z.B. Konsumenten­kredit, Immobilien­finanzierung, Sicherheitengestellung).

Wird das Mitarbeiterdarlehen nicht zinsvergünstigt gewährt, ist auch kein geldwerter Vorteil zu versteuern.

18. Steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung für Heimarbeitsplatzkosten ...

Der Arbeitgeber kann bis zu 10% des Grundlohns zur Abgeltung der vom Arbeitnehmer getragenen Kosten für einen Heimarbeits­platz ohne Belegnachweise steuer- und sozialversicherungsfrei bezahlen.

Sind die Kosten für den Arbeits­platz höher, so können diese steuer- und sozial­versicherungs­frei ausgezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer den belegmäßigen Nachweis für die Höhe dieser Kosten erbringt (R 19.13 Abs. 2 LStR).

Eine gängige Gestaltung ist auch die Vermietung Arbeits­zimmer an den Arbeit­geber (BMF-Schreiben vom 13.12.2005),

19. Urlaubszuschuss pauschalversteuert und sozialversicherungsfrei (Erholungsbeihilfe) ...

Arbeitgeber können Ihren Arbeit­nehmern einen Urlaubs­zuschuss (Erholungs­beihilfe) in Höhe von

  • 156 Euro p.a. für den Arbeit­nehmer selbst,
  • 104 Euro p.a. für den Ehe­gatten des Arbeit­nehmers sowie
  • 52 Euro p.a. für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind

auszahlen.

Der Arbeit­geber muss die Erholungs­beihilfe mit 25% pauschal lohn­ver­steuern. Sozial­versicher­ungs­beiträge fallen keine an.

Der Arbeit­geber muss jedoch über­prüfen und in seiner Personal­akte dokumentieren, dass die Erholungs­beihilfe tat­sächlich in einem engen zeitlichen Zusammen­hang nach Aus­zahlung für eine Urlaubs­reise durch den Arbeitnehmer aufgewandt wurde. Darum sollte sich der Arbeitgeber eine entsprechende Rechnungs­kopie (z.B. Hotel- oder Ferien­wohnungs­rechnung) aushändigen lassen, die Auszahlung sollte 3 Monate vor oder nach dem Ereignis liegen (mind. 5 zusammenhängende Urlaubs­tage).

Die Erholungs­beihilfen können auch an Mini-Jobber gewährt werden, da die Erholungsbeihilfe durch die Pauschal­lohn­versteuerung und Sozial­versicher­freiheit nicht in die 450 Euro Grenze mit ein­zu­beziehen ist.

Unter welchen Voraussetzungen können Erholungsbeihilfen steuerfrei ausgezahlt werden?

Als Unterstützung sind Erholungs­beihilfen immer dann steuerfrei, wenn

  1. sich ein Arbeitnehmer zur Wieder­herstellung seiner Arbeits­fähigkeit einer Kur unterziehen muss (daneben muss die Kur Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen) oder
  2. sie zur Abwendung drohender oder bereits eingetretener Gesundheitsschäden einer typischen Berufs­krankheit dienen (Die Berufskrankheit muss also typisch für den ausgeübten Beruf sein, z.B. Staublunge).

Unter welchen Voraussetzungen können Erholungsbeihilfen mit 25% pauschalversteuert werden?

Steuer­pflichtige Erholungs­beihilfen können mit einem festen Steuersatz von 25% pauschal begünstigt und ohne große Auflagen versteuert werden, wenn

  1. sie der Erholung oder Kräftigung der Gesundheit des Arbeit­nehmers dienen (z.B. Erholungsurlaub, Erholungs­aufenthalte) und
  2. die Gewährung entweder zwei Monate vor oder zwei Monate nach dem eigentlichen Erholungs­urlaub erfolgt und
  3. folgende Werte nicht übersteigt:
    • für den Arbeitnehmer 156€/p.a.
    • für den Ehegatten/eingetragenen Lebenspartner 104€/p.a.
    • für jedes Kind 52€/p.a.

Die vorstehenden Werte dürfen nicht überschritten werden, da ansonsten die Möglichkeit der Pauschalisierung völlig wegfällt.

Die Pauschal­steuer ist vom Arbeit­geber zu tragen, kann aber auch auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.

Der Steuer­vorteil ist umso größer, je mehr der individuelle Einkommen­steuersatz des Arbeitnehmers oberhalb der 25% liegt.

Die pauscha­lisierte Lohns­teuer ist grundsätzlich nicht auf die Einkommen­steuer beim Arbeitnehmer anzurechnen.

20. Steuer- und sozialversicherungsfreie Trinkgelder ...

Arbeitnehmer können Trinkgelder, egal in welcher Höhe, einkommensteuer- und sozial­versicherungs­frei vereinnahmen. Es darf jedoch kein Rechts­anspruch auf das Trinkgeld bestehen.

Vorsicht ist bei Selbständigen (z.B. Kneipeninhaber, Frisöre, Handwerker) geboten, da bei Selbständigen das Trinkgeld voll versteuert werden muss. Liegen viele Trinkgelder vor, so kann die Besteuerung umgangen werden, wenn das Unternehmen von den Ehegatten betrieben wird.

Für den Arbeitgeber ist bei der Umsatz­steuer bei Überschreiten der 110€-Freigrenze jedoch Vorsicht geboten:

  • Steht von vornherein fest, dass die Frei­grenze von 110€ überschritten wird, darf der Arbeit­geber aus den Gesamt­kosten keine Umsatz­steuer abziehen.
  • Wird die 110€-Frei­grenze erst im Nach­hinein überschritten, darf der Arbeit­geber zwar die volle Vorsteuer ziehen, jedoch muss der Arbeitgeber im Gegenzug für die gesamte „Zuwendung“ an seine Mit­arbeiter die Umsatzsteuer abführen. Eine anteiliger, also quotaler, Verlust der Umsatz­steuer soll nicht möglich sein.

Umsatz­steuerliches Fazit: Entweder unterschreiten Sie die 110€-Frei­grenze, dann haben Sie kein Problem mit der Umsatz­steuer. Bei Über­schreiten der 110€-Freigrenze ist dies umsatz­steuer­schädlich.

21. Mitarbeiterbeteiligungsmodelle (§ 3 Nr. 39 EStG) ...

Der Arbeitgeber kann Arbeit­nehmer steuer- und sozialversicherungsfrei in Höhe von bis zu 360€ pro Jahr am Unternehmen beteiligen, wenn diese Beteiligungsmöglichkeit allen Arbeitnehmern angeboten wird, die zumindest 1 Jahr im Unternehmen beschäftigt sind.

Die Mitarbeiter­beteiligung kann auch durch Gehalts­umwandlung erfolgen.

22. Steuer- und sozialversicherungsfreie Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen bei betrieblicher Mehrarbeit (§ 3 Nr. 34a EStG) ...

Um Arbeits- und Familienleben besser zu kombinieren, gibt es ab 2015 zwei neue Steuerbefreiungen:

Zum einen kann der Arbeitgeber Dienst­leistungs­unternehmen bezahlen, die den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen beraten oder Betreuungs­personen vermitteln. Dieser steuer- und sozialversicherfreie Zuschuss ist der Höhe nach nicht begrenzt.

Zum anderen kann der Arbeitgeber bis zu 600€ für Betreuungs­leistungen für Kinder und pflege­bedürftige Angehörige steuer- und sozial­versicherungs­frei auszahlen.

Der vorgenannte Kinder­garten­zuschuss ist regelmäßig großzügiger als diese Befreiung, weil die folgenden sehr restriktiven Voraussetzungen hierfür vorliegen müssen:

  1. Die Betreuung darf lediglich kurzfristiger Natur sein.
  2. Die Zahlungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.
  3. Das betreute Kind darf nicht älter als 14 Jahre sein. Behinderte Kinder sind von der Altersbegrenzung ausgenommen.
  4. Die Betreuung muss aus zwingenden beruflichen Gründen nötig sein. Dies kann beispielsweise sein, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund Krankheit von Kollegen mehr als seine gewöhnlichen Arbeits­zeiten arbeiten muss.

23. Abfindungen steuerlich optimieren ...

Abfindungen bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sind voll steuerpflichtig. Ein kleiner Trost ist, dass die Abfindung unter bestimmten Voraussetzungen ermäßigt nach der sog. Fünftel-Regelung besteuert wird.

Steuervorteile für Abfindungen basieren auf der sog. Fünftel-Regelung, deren Vorteile sich oft durch gezielte Verschiebung des Zahlungs­zeitpunktes optimieren lassen.

Wie ergibt sich der Steuervorteil?

Die Tarif­begünstigung der Fünftel-Regelung entsteht dadurch, dass der individuelle Steuersatz nicht anhand der gesamten Einkünfte ermittelt wird (mit höheren Einkommen steigt der Steuersatz). Bei der Fünftel-Regelung werden die laufenden Arbeitseinkünfte nur um ein Fünftel der Abfindung erhöht und so der anzuwendende Steuersatz ermittelt.

Dieser zumeist geringere Steuersatz wird dann auf das volle Einkommen, also laufende (Arbeits-)Einkünfte zuzüglich der vollen Abfindung angewandt.

Haben Sie also nur die Abfindungs­zahlungen in einem Kalenderjahr, so müssen Sie die gesamte Abfindung mit dem niedrigen Steuersatz versteuern, der sich bei nur einem Fünftel der Abfindung ergeben würde.

Liegt Ihr zu versteuerndes Einkommen ohne Abfindung bereits bei rd. T€ 54, so bringt Ihnen die Fünftel-Regelung in den meisten Fällen keinen Steuervorteil, da Ihr Grenzsteuersatz bereits bei 42% liegt und Sie jeden weiteren Euro Einkommen mit zumindest 42% versteuern müssen.

Voraussetzungen für die Anwendung der Fünftel-Regelung

Die Fünftel-Regelung gilt jedoch nur dann, wenn dem Gekündigten mehr Einnahmen, als er bei Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses regulär in einem Jahr bekommen hätte, zufließen (Zusammenballung von Einkünften).

Eine Aufteilung der Abfindung auf mehrere Jahre ist grundsätzlich steuerschädlich, sofern eine der beiden Teilzahlungen nicht nur als geringfügig anzusehen ist.

Eine weitere Gestaltung ist die nachträgliche Ausschöpfung des Höchstbetrags für Versorgungs­zusagen (betriebliche Altersvorsorge): Wurde der Jahres­höchstbetrag nicht in früheren Jahren voll ausgeschöpft, kann er bei Beendigung des Arbeits­verhältnisses nachträglich für die letzten 6 Jahre bis zur Ausschöpfung der Jahres­höchstbeträge für bereits damals bestehende Versorgungs­zusagen in Anspruch genommen werden.

24. Nebenberufliche pädagogische und pflegende Tätigkeiten (Übungsleitersteuerfreibetrag § 3 Nr. 26 EStG) ...

Über Steuer- und Sozial­versicherungs­freiheit von Einnahmen bis zu 2.400€/p.a. können sich alle nebenberuflichen Helfer freuen, wenn es sich um eine

  1. nebenberufliche Tätigkeiten (d.h. bis zu 14 Wochenstunden) und
  2. im pädagogischen Bereich handelt, z.B. als
    • Übungsleiter (z.B. Sportverein),
    • Ausbilder (z.B. Musikunterricht),
    • Erzieher,
    • Betreuer,
    • vergleichbare pädagogische Tätigkeit.
    • Gleiches gilt auch für die nebenberufliche Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen (auch Haushaltshilfe, Einkaufen, Hilfe bei Schriftverkehr) und
    • Sanitäter.

Eine gängige Gestaltung, bei der der Arbeitnehmer keine Abzüge bei bis zu 7.800€ Jahresbezügen hat, ist die Mini-Job-Variante mit Renten­befreiungs­antrag. Hierbei mindert der Übungsleiter­freibetrag das monatliche Einkommen um 200€ von 650€ auf 450€, so dass für die übrigen 450€ die Geringfügigkeitsgrenze nach Abzug erreicht wird. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber rund 115€ an Knappschaftsbeiträgen neben dem Gehalt.

Kosten für die vorstehenden Tätigkeiten oder ein Verlust können erst dann geltend gemacht werden, wenn sie den Frei­betrag in Höhe von 2.400€/p.a. übersteigen. In diesem Punkt ist die Recht­sprechung noch nicht einheitlich, weswegen Sie alle Verluste erst einmal geltend machen sollten.

Eine alternative Gestaltung kann ggf. die Gründung eines gemein­nützigen Vereins sein, der im Spendenwege mehr als nur 2.400€ steuerfrei vereinnahmen kann.

25. Ehrenamtssteuerfreibetrag für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Nebentätigkeiten (§ 3 Nr. 26a EStG) ...

Für nebenberufliche Tätigkeiten im gemein­nützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich können Jahreseinnahmen bis zu 720€ steuer- und sozial­versicherungs­frei bezogen werden.

Voraussetzung ist also

  1. eine gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Nebentätigkeit,
  2. für einen als gemeinnützig anerkannten Verein oder anderen Rechtsträger.

Ehrenamtlich ausgeübte Tätigkeiten können beispielsweise sein:

  • Vereinsvorstand,
  • Schatzmeister
  • Platz- oder Gerätewart
  • Kassierer
  • Reinigungskraft
  • sonstiger Helfer

Die Art Ihrer Tätigkeit für einen „ehrenamtlichen“ Träger ist also egal.

Der Jahresbetrag ist jahres- und personenbezogen, d.h. die 720€/p.a. können nur einmal im Jahr pro Kopf genutzt werden (eine mehrfache Nutzung für Tätigkeiten für verschiedene Vereine kommt nicht in Frage).

Eine gängige Gestaltung, bei der der Arbeitnehmer keine Abzüge bei bis zu 6.120€ Jahresbezügen hat, ist die Mini-Job-Variante mit Rentenbefreiungsantrag. Hierbei mindert der Übungsleiter­freibetrag das monatliche Einkommen um 60€ von 510€ auf 450€, sodass für die übrigen 450€ die Geringfügigkeitsgrenze nach Abzug erreicht wird. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber rund 115€ an Knappschafts­beiträgen neben dem Gehalt.

Für eine Tätigkeit, für die Sie bereits den Übungsleiterfreibetrag geltend machen, können Sie nicht noch zusätzlich daneben den Ehrenamts­freibetrag geltend machen. Im Umkehrschluss können Sie beide Freibeträge für unterschiedliche Tätigkeiten für einen Arbeitgeber geltend machen.

Unentgeltliche Überlassung von Computern, Handys, Tablets, Druckern, Fax und Ähnliches können auch für Ehrenämter, die den Ehrenamts­steuerfrei­betrag erhalten, steuer- und sozial­versicherungs­frei gewährt werden (siehe separaten Punkt).

26. Das 10.000€-Kredit­karten­modell (30% pauschal­versteuert)

Anstelle eines Jahres­bonus oder eine Jahres­tan­tieme in bar, die mit dem indi­vidu­ellen Einkommen­steuer­satz versteuert und sozial­versicherungs­pflichtig verbeitragt werden muss, kann der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer einmal im Jahr eine Kreditkarte mit einem Guthaben von bis zu 10.000€ als Boni­fikation übergeben.

Der Arbeit­geber kann diese Kredit­karte als Zu­wendung mit 30% pauschaler Lohnsteuer zzgl. Soli­daritäts­zuschlag und ggf. Kirchen­steuer versteuern, so dass beim Arbeit­nehmer netto 10.000€ ankommen.

Der sich so ergebene Steuervorteil ist bei einem Grenz­einkommens­steuer­satz des Arbeit­nehmers von 42% inklusive Soli­daritäts­zuschlag insgesamt 4.431€, und wenn der Arbeit­geber indirekt seine Arbeit­geber­kosten bonus­mindernd ein­berechnet, immer hin noch 1.266€.

Um in den Genuss dieses Steuer­vorteils zukommen, müssen Sie jedoch zwei Bedingungen sicher­stellen.

  1. Eine Bar­auszahlung, eine Über­weisung, eine Überziehung oder der Kauf von Fremd­währungen sollte bei dieser Kreditkarte nicht möglich sein.
  2. Die Kreditkarte muss zu­sätzlich zum geschul­deten Arbeits­lohn über­geben werden. Demnach sollten Sie nicht jedes Jahr eine Kredit­karte an einen Arbeit­nehmer übergeben, damit dieser nicht arbeits­rechtlich einen Rechts­anspruch durch wieder­holte Übergabe darauf hat. Zudem sollte der Arbeit­nehmer nicht vorab beispiels­weise auf Lohn verzichtet haben.

Ein großer Wer­muts­tropfen verbleibt: Die 30 %-Pauschal­be­steuerung bringt keine Sozial­versicherungs­frei­heit mit sich, d.h. sofern nicht die Beitrags­bemessungs­grenzen überschritten sind, fallen Arbeit­nehmer- und Arbeits­geber­beiträge zur Sozial­ver­sicherung an.