Was gehört in die Personalakte?
Viele Arbeitgeber vergessen bei all dem alltäglichen Stress, dass weitreichende Dokumentationspflichten für Arbeitgeber bestehen.
Nach dem Mindestlohgesetz besteht eine Dokumentationspflicht der gearbeiteten Stunden (Führung von Arbeitszeitnachweisen). Diese Aufzeichnung muss Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit beinhalten und muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen.
Eine Ausnahme von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung besteht grundsätzlich nur für Mitarbeiter, die ein verstetigtes Arbeitsentgelt von mehr als 2.958,00 EUR monatlich beziehen oder deren verstetigtes regelmäßiges Monatsgehalt 2.000,00 EUR überschreitet und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt hat. Weitere Informationen zum Mindestlohn haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
Neben den vorgenannten Anforderungen sind folgende sind nach § 8 Abs. 2 BVV in Ihrer Personalakte aufzubewahren:
- Sofern eine Sozialversicherungsfreiheit vorliegt, der Nachweis dieser Sozialversicherungsfreiheit, z.B. Immatrikulationsbescheinigung, Rentenbescheide, Befreiungsbescheide für Mitglieder berufsständischer Versorgungswerke (Ärzte, Anwälte, Ingenieure etc.), Statusfeststellungsbescheide für Gesellschafter-Geschäftsführer der Deutschen Rentenversicherung,
- die unterschriebene Erklärung des geringfügig Beschäftigten (Mini-Jobber) gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird nebst Dokumentation des Tages, an dem diese Erklärung beim Arbeitgeber (z.B. Posteingangsstempel) eingeht,
- die unterschriebene Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten (Mini-Jobber) über das Bestehen weiterer kurzfristiger Beschäftigungen im Kalenderjahr (bitte ggf. Negativerklärung einholen, da anderenfalls Sie für Falschangaben Ihrer Arbeitnehmer in Haftung genommen werden) sowie ggf. die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber unaufgefordert anzuzeigen sind.
Ist Ihnen auch das Nachweisgesetz bekannt? Gemäß § 2 Nachweisgesetz haben Sie als Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Beachten Sie, dass die Aufzeichnungspflicht gemäß Nachweisgesetz regelmäßig nicht alleine durch den Arbeitsvertrag erfüllt ist.
In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
- die vereinbarte Arbeitszeit,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, der auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist.
Zudem können sich weitere Aufzeichnungspflichten aus anderen Vorschriften ergeben, z.B.:
- Aufzeichnung Arbeitszeiten gemäß Mindestlohngesetz oder Tarifrecht,
- Vereinbarung zur Nutzung von Firmen- und Dienstwagen,
- Nachweise für die Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen, wie beispielsweise:
- für den gewährten 44 Euro Sachbezug im Sinne von § 8 Abs. 2 EStG
- für gewährte Nacht-, Sonntag- und Feiertagzulagen im Sinne von § 3b EStG
- für gewährte Gesundheitspräventionen im Sinne von § 3 Nr. 34 EStG
- für gewährte Kindergartenzuschüsse im Sinne von § 3 Nr. 33 EStG
- für die erstatteten Kosten eines betrieblich veranlassten Umzuges (§ 3 Nr. 13 EStG)
- für die pauschalversteuerten Erholungsbeihilfen
- für die erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen
- für die gewährten Mitarbeiterrabatte und Sachbezugsentnahmen
- für die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Berufsbekleidung (§ 3 Nr. 31 EStG)
- private Nutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte nach § 3 Nr. 45 EStG
- für den ausgezahlten Auslagenersatz und die Reisekostenerstattung nach § 3 Nr. 50 EStG
- im Hinblick auf die betriebliche Altersvorsorge (hinsichtlich der betrieblichen Altersvorsorge von Gesellschafter-Geschäftsführern nehmen Sie bitte vor Abschluss einer betrieblichen Altersvorsage immer Kontakt mit uns auf)
Die vorstehenden Auflistungen sind nicht vollständig und sollen Ihnen einen ersten Überblick über die wichtigsten Pflichtbestandteile Ihrer Lohnakten geben. Als Steuerberater wissen wir, dass viele Arbeitgeber die vorgenannten Pflichten nicht sonderlich ernst nehmen, was jedoch im schlimmsten Fall erhebliche Nachzahlungen mit sich bringen könnte.