DATEV-Scan-App: Belege erfassen und in das DATEV-Rechenzentrum hochladen

Nachdem Sie die notwendigen Apps zur Verwendung von DATEV Upload mobil installiert und Ihren Zugang freigeschaltet haben wird im Nachgang beschrieben, wie Sie mit der App DATEV Upload mobil Belege digitalisieren oder bereits auf Ihrem Mobilgerät gespeicherte Belegfotos mit der App erfassen und diese in die Belegverwaltung von Unternehmen online übertragen.

Wie erfassen Sie Belege?

  1. Öffnen Sie die App DATEV Upload mobil.
  2. Um ein Belegfoto eines vorliegenden Beleges zu erstellen oder ein Belegfoto aus Ihrer Mediathek auszuwählen, tippen Sie auf das Plus-Symbol (Dokument hinzufügen) auf der Seite Dokumente.
  3. Es erscheint eine Auswahlliste, bei der Sie folgende Möglichkeiten haben:
    • Wenn Sie einen neuen Beleg vorliegen haben und diesen digitalisieren möchten wählen Sie in der Auswahlliste Foto aufnehmen. Um die Größe des Belegfotos gering zu halten empfehlen wir Ihnen die Aufnahme in Schwarz/Weiß vorzunehmen. Je nach Lichtverhältnisse bietet sich die Verwendung des Blitzes an. Sobald die Kamera einen Beleg erkennt, wird eine Aufnahme aufgelöst (Alternativ können Sie einstellen, dass Sie selbst den Auslöser betätigen möchten).
    • Wenn Sie auf Ihrem Gerät bereits ein Belegfoto vorliegen haben dann wählen Sie in der Auswahlliste Foto Mediathek aus. Falls Sie das Foto zuletzt aufgenommen haben wählen Sie in der Auswahlliste Letztes Foto verwenden aus. Sollten Sie den Beleg mit fremden Foto- oder Scan-Apps aufgenommen haben navigieren Sie einfach zu diesen Belegen und wählen diesen aus und übertragen ihn durch die Funktion Öffnen in die App DATEV Upload mobil.
  4. Tippen Sie danach auf Foto benutzen, wodurch der erfasste Beleg auf der Seite Dokumente angezeigt wird.
  5. Sollten Sie mehrere Belege übertragen wollen tippen Sie erneut auf das Plus-Symbol oben rechts und wiederholen Sie die Schritte Zwei bis Vier.
  6. Wenn Sie einen Beleg wieder löschen, drehen oder mehrere PDF-Belege zu einem Beleg zusammenführen möchten, tippen Sie auf Bearbeiten.

Wie übertragen Sie erfasste Belege in das DATEV-Rechenzentrum?

  1. Um Belege zu übertragen tippen Sie innerhalb der App DATEV Upload mobil auf der Seite Dokumente auf Zum Upload.
  2. Zum Übertragen der Belege ist eine Authentifizierung notwendig, weshalb Sie auf Zur Pin-Eingabe tippen müssen, wodurch die App DATEV SmartLogin in den Vordergrund tritt.
  3. Nachdem Sie Ihren persönlichen SmartLogin-Pin eingegeben und bestätigt haben signalisiert die App DATEV Upload mobil die erfolgreiche Anmeldung durch die Meldung Angemeldet.
  4. Wählen Sie nun aus, welchem Mandanten (ihrem Unternehmen) Sie das Dokument als Beleg in DATEV Unternehmen online zuordnen möchten und um welchen Belegtyp (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse oder Sonstiges) es sich bei dem Beleg handelt.
  5. Zuletzt bestätigen Sie den Upload durch Tippen auf Upload starten, wodurch die Belege hochgeladen werden. Nach erfolgreicher Übertragung erscheint die Meldung Alle Dokumente wurden erfolgreich übertragen.

Nachdem die Dokumente mittels DATEV Upload mobil in die Belegverwaltung von Unternehmen online übertragen wurden können Sie diese wie gewohnt im Unternehmen online weiter bearbeiten.

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