DATEV Kassenbuch online

Kassenbuch online ist eine browsergestützte Lösung, die es Ihnen erlaubt, Ihre Kasse elektronisch zu führen. Ein solches Programm Kassenbuch online ist in der Komplettlösung DATEV Unternehmen online enthalten.

Sie erfassen Ihre Kassenbelege browserunterstützt direkt über das Internet. Während Sie Belege erfassen, prüft das Programm Kassenbuch online laufend Ihre Eingaben (Kassenminus-Chronologie und Vollständigkeit). So halten Sie problemlos die gesetzlichen Vorgaben ein (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Die Ordnungsmäßigkeit der Anwendung testierte eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Bei der Erfassung der Kasse kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an die Kanzlei übermittelt werden. Die in Kassenbuch online erfassten Daten können über das DATEV-Rechenzentrum in die Finanzbuchführung mit den DATEV Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen / Rechnungswesen) übernommen werden, in welchem fehlende Angaben ergänzt werden können. In den DATEV Rechnungswesen-Programmen kann die Kontierung mit Hilfe der Lerndatei weitgehend automatisiert werden.


Einrichtung von Kassenbuch online

Bevor das Kassenbuch online genutzt werden kann, ist eine einmalige Einrichtung notwendig. Sollten Sie nach der hier beschriebenen Anleitung vorgehen, sollte es zu keinen Problemen kommen. Hätten Sie gerne unterstützung bei der Einrichtung oder haben Fragen dazu? Dann kontaktieren Sie uns einfach und ein Ansprechpartner wird Sie dabei unterstützen.

  1. Zuerst muss der Mandantenbestand angelegt werden. Die Neuanlage kann wahlweise die Kanzlei oder der Mandant durchführen.
    1. Starten Sie dazu DATEV Unternehmen online über den Link http://duo.datev.de/
    2. Gehen Sie auf "Meine Anwendungen | Stammdaten"
    3. "Mandanten | Neu/Erweitern" klicken
    4. Den Anweisungen des Neuanlage-Assistenten folgen

Beachten Sie hierbei:

  • die Beraternummer und Mandantennummer erfahren Sie von unserer Kanzlei (sollten Sie diese also nicht vorliegen haben, fragen Sie einfach nach).
  • Legen Sie Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres sowie die Sachkontennummernlänge in den Grunddaten Rechnungswesen entsprechend den Angaben in den DATEV Rechnungswesen-Programmen an
  • Für die Nutzung von Kassenbuch online müssen Sie die Kontonummer der Kassen eingeben
  • Optional können Sie bei der Anlage den Anfangsbestand und das entsprechende Datum erfassen. Weitere Informationen finden Sie im Infodokument-Nummer 1003170
  • Wenn Sie im Kassenbuch online Kassenbewegungen direkt vom Belegbild erfassen wollen, muss dafür ein Bestand für Belege online angelegt werden

Arbeiten mit Kassenbuch online

Kassenübersicht

Die Kassenübersicht zeigt alle angelegten Kassen des gewählten Wirtschaftsjahrs in Form von Kacheln mit folgenden Informationen:

  • Kassenname: Überschrift der Kachel
  • Kassenbestand: unterhalb des Kassennamens ausgewiesen
    • Bei aktuellen und zukünftigen Wirtschaftsjahren: Bestand zum heutigen Tag.
    • Bei Wirtschaftsjahren, die in der Vergangenheit liegen: Endbestand des Wirtschaftsjahrs.

Der Aufbau der Seite orientiert sich am Erfassungsprozess des Anwenders:

  • Über die Schaltfläche können Belege gescannt oder bereits digital vorliegende Belege mittels DATEV Dokument Upload online hochgeladen werden. Beachten Sie, dass Sie hierzu alternativ auch die DATEV-Scan-App oder DATEV-Belegtransfer verwenden können.
  • Unter legen Sie weitere Kassen für Ihr Unternehmen an.
  • Mit der Auswahlliste wählen Sie das Wirtschaftsjahr aus, in dem gearbeitet werden soll. Mit dem Klick auf das Stiftsymbol daneben gelangen Sie in das Menü für die Bearbeitung der Wirtschaftsjahre (Jahresübernahme, Löschen). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dok.-Nr. 1001120.
  • Unter „Optionen“ gelangen Sie zur Verwaltung der Kassenstammdaten. Zusätzlich ist hier die Funktion zum Import und Export von Kassenbewegungen platziert.
    • Kassenstammdaten bearbeiten: Sie sehen auf einen Blick die angelegten Kassenstammdaten (Bezeichnung, Kontonummer in der Buchführung, Anfangsbestand und Datum Anfangsbestand). Sie können hier jederzeit die Bezeichnung der Kasse ändern.

Beachten Sie hierbei:

  • Wenn Kassenbewegungen zu einer Kasse erfasst wurden, können Sie Kontonummer, Anfangsbestand und Datum des Anfangsbestands nicht mehr ändern.
  • Wenn Sie die Kontonummer einer Kasse ändern möchten und Kassenbewegungen erfasst wurden, legen Sie eine neue Kasse an. Erfassen Sie Kassenbewegungen nur in der neuen Kasse.

Erfassen von Kassenbelegen

Folgeneds Video gibt Ihnen einen Einblick in die Anwendung "Kassenbuch online" und gibt Ihnen eine Anleitung zum Erfassen von Belegbildern:


Neue Kassenbewegungen erfassen:

  1. In der Kassenübersicht bei der zu erfassenden Kasse auf Erfassen klicken.
  2. In der Belegauswahl einen Beleg oder den Eintrag Ohne Beleg erfassen auswählen.
  3. Zeitraum auswählen.
  4. Kassenbewegungen erfassen.
  5. Wenn ein Beleg in mehrere Positionen aufgeteilt werden soll:
    1. Auf klicken.
    2. Die Position erfassen.
    3. Zur Erfassung weiterer Positionen auf klicken.
  6. Auf Speichern klicken.
  7. Wenn eine Kassenbewegung mit Beleg erfasst und noch kein Belegablageort eingestellt ist: Unter "Belege verschieben nach" den Ablageort wählen und auf Auswählen klicken.

Beachten Sie hierbei:

  • Wenn zum Beleg OCR- oder ZUGFeRD-Daten gespeichert sind, werden die Felder Beleg-Nr. und Einnahme/Ausgabe mit diesen Werten vorbelegt. Sicher erkannte OCR-Daten sind grün gekennzeichnet. Unsicher erkannte OCR-Daten sind orange gekennzeichnet.
  • Der erkannte Wert für Betrag wird bei jedem Erstaufruf des Kassenbuch online stets in das Feld Einnahme vorbelegt. Über Wechseln kann der Betrag zwischen den Feldern Einnahme und Ausgabe getauscht werden. Beim nächsten Beleg erfolgt die Vorbelegung des Betrags in das zuletzt gewählte Feld.

Kassenbewegungen anzeigen

Auf der Seite Kassenbewegungen werden alle erfassten Kassenbewegungen mit den wichtigsten Informationen im gewählten Zeitraum angezeigt.

  • Weitere Informationen erhalten Sie durch einen Klick auf die jeweilige Kassenbewegung oder im Erfassungsbericht.
  • Sie haben die Möglichkeit, über die Suchleiste nach Kassenbewegungen im gewählten Zeitraum zu suchen.
  • Als Suchergebnis werden die Kassenbewegungen angezeigt, deren Suchbegriff in den folgenden Feldern enthalten ist:
    • Betrag
    • Belegtext
    • Datum
    • Belegnummer
    • Laufende Nummer
  • Noch nicht festgeschriebene Kassenbewegungen können geändert oder gelöscht werden. Dazu klicken Sie in der Übersicht auf die entsprechende Kassenbewegung.
  • Über die Schaltfläche Festschreiben & Bereitstellen werden die Kassenbewegungen unveränderbar festgeschrieben und gleichzeitig für weitere Verarbeitung in den Rechnungswesen-Produkten bereitgestellt. Erst durch das Festschreiben wird die laufende Nummer vergeben.

  • Bereits festgeschriebene Kassenbewegungen werden in der Übersicht grau dargestellt, die noch nicht festgeschriebenen und bearbeitbaren Kassenbewegungen sind schwarz.

Beachten Sie hierbei:

  • Festgeschriebene Kassenbewegungen können nicht mehr geändert werden. Wie Sie festgeschriebene Kassenbewegungen korrigieren können, erfahren Sie im Dok.-Nr. 1001405.

Nachträgliches zuordnen von Belegbildern

Mit der Schaltfläche starten Sie das nachträgliche Zuordnen von digitalen Belegen zu bereits erfassten Kassenbewegungen.

Die nachträgliche Zuordnung von Belegen zu Kassenbewegungen ist auch nach dem Festschreiben und Bereitstellen an die Finanzbuchführung möglich. Wenn eine Zuordnung von Belegen nach der Abholung durch die Finanzbuchführung erfolgt, kann der Beleg nicht mehr an die Finanzbuchführung übermittelt werden. Die Zuordnung zum Beleg kann gegebenenfalls direkt in der Finanzbuchführung erfolgen.

Um einen Überblick über alle Informationen der erfassten Kassenbewegungen zu erhalten, rufen Sie den Erfassungsbericht auf (Dok.-Nr. 1001409):

Weitere Informationen zu den genannten Arbeitsschritten finden Sie im Dok.-Nr. 1001118.


Kassenbestand zählen

Abschließend können Sie bei einem Kassensturz ein Kassenzählprotokoll erstellen und drucken.

Bei einem Kassensturz wird überprüft, ob der in der Kasse befindliche Geldbetrag mit dem berechneten Bestand aus den Kassenaufzeichnungen übereinstimmt. Weitere Informationen erhalten Sie im Dok.-Nr. 1001730.