Grundsätze für das Herstellen von Finanzbuchhaltung
Finanzbuchhaltungen werden bei uns grundsätzlich unter Anwendung des DATEV-Kontoauszugsmanagers und wenn die Mandanten es wünschen unter Anwendung der DATEV-Scansoftware hergestellt.
Bei kleinen Unternehmen, die nicht zur Herstellung einer ordnungsmäßigen Buchhaltung verpflichtet sind, wo also eine "ordnungsmäßige Belegablage" ausreichend ist, ist es gleichwohl vorteilhaft für die betrieblichen Belange ein eigenes Bankkonto zu wählen, welches für die Datenübertragung zur Anwendung des DATEV-Kontoauszugsmanagers frei geschaltet wird.
Die Banken erheben für diese Datenübermittlung Gebühren zwischen 0,00 € und 15,00 €, die Kasseler Sparkasse erhebt beispielsweise keine Gebühren.
Wenn ein Mandant Kosten sparen möchte, muss er auf das Herstellen von Bar-Kasse-Buchungsvorgängen verzichten.
Inzwischen lassen sich auch kleine Geldausgaben mit der EC-Karte vornehmen und wenn doch einmal Bargeld gezahlt werden muss, dann lässt sich eine Kassenbuchung dadurch vermeiden, dass vom Geschäftskonto gesammelte Barausgaben auf das Privatkonto überwiesen und erstattet werden.
Wenn bei dieser Überweisung immer die gleichen Schlüsselwörter benutzt werden, erkennt der DATEV-Kontoauszugsmanager diese Schlüsselwörter und verbucht die Beträge entsprechend automatisch.
Diese Informationen gelten für Unternehmer, die kein nennenswertes Bar-Kasse-Geschäft haben.
Unternehmer, die viel Bareinnahmen erzielen, sollten dafür Sorge tragen, dass ihre betrieblichen Kassen über Schnittstellen ausgelesen werden können, so dass das nochmalige erfassen der Barkassenbeträge vermieden wird.
Unter Beachtung dieser grundsätzlichen Überlegungen lassen sich heutzutage Finanzbuchhaltungen nahezu perfekt mit ganz geringem Kontrollaufwand in einem sehr guten Preisleistungsverhältnis herstellen.
Dies setzt natürlich Abkehr von einem seit vielen Jahrzenten üblicherweise genutzten Vorgehen voraus, dass die Belege vom Unternehmer gesammelt, schön geordnet und dann im Ordner im Original dem Steuerberater übergeben werden. Dieses Verfahren sollte bald der Vergangenheit angehören.
Natürlich ist es vorteilhaft, wenn die Originalbelege dem Steuerberater gelegentlich zu Kontrollzwecken vorgelegt werden, denn immer rigider sind die Vorschriften beispielsweise zur Berechtigung von Vorsteuererstattung.
Rechnungen müssen heutzutage zahlreiche Elemente enthalten und der Vorsteuererstattungsanspruch ist gefährdet, wenn solche Elemente fehlen.
Da ist es Aufgabe des Steuerberaters Hinweise zu geben.
Ähnlich verhält es sich für die Angaben bei Bewirtungsrechnungen, hier muss der Mandant ja auf einem amtlichen Formular die bewirtete Person sowie sich selbst eintragen und dann muss er den Anlass der Bewirtung noch nennen.
Aber unter Beachtung dieser Vorschläge lässt sich heutzutage mit dem DATEV-Kontoauszugsmanager eine Buchhaltung in aller Regel zu unschlagbaren günstigen Konditionen herstellen und der Unternehmer wird über die betriebswirtschaftliche Auswertung monatlich oder vierteljährlich genau über die Entwicklung seines Unternehmens informiert.